Assistant·e Administratif des Services - Vacataire H/F - INRIA

A propos d'Inria

Inria, l'institut national de recherche dans les sciences et technologies du numérique, est en appui de l'État pour les stratégies nationales de recherche et d'innovation du numérique en tant qu'Agence de programmes. Inria mène plus de 300 projets de recherche et d'innovation avec ses 3500 scientifiques, ingénieurs et personnels d'appui, en partenariat avec les universités et l'écosystème numérique (entreprises, entrepreneurs, acteurs publics). Ensemble, nous explorons des domaines clés comme l'intelligence artificielle, la cybersécurité, l'informatique quantique, le Cloud, la transformation numérique de la santé, les jumeaux numériques ou encore les technologies numériques pour la défense. Nous construisons des solutions concrètes telles que des logiciels, des startups technologiques, des partenariats avec les entreprises du tissu national et des formations de pointe. Notre objectif : l'impact scientifique, technologique et industriel au service de la souveraineté numérique de la France.

Assistant.e administratif des services (F/H) - VACATAIRE

Niveau de diplôme exigé : Bac +2 ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

Contexte et atouts du poste

Cette mission est proposée au sein de l'équipe HEKA, une unité mixte de recherche associant Inria et l'Inserm. Dans ce cadre, le contrat de vacation sera établi par l'Inserm, partenaire institutionnel d'Inria au sein de cette équipe de recherche. Le ou la vacataire exercera ses missions en appui aux activités administratives de l'équipe HEKA.

Mission confiée

En tant qu'assistant administratif des services vous apportez un support administratif aux responsables et aux membres des services. Vous facilitez la communication avec l'ensemble des interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs.
Vous contribuez à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

Principales activités

En terme de secrétariat :
- Organiser les agendas et les déplacements en France et à l'étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements...).
- Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs.
- Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appli-quer et transmettre les informations aux personnes concernées.

En terme de gestion administrative :
- Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions...
- Contribuer à l'élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité du service, voire à des activités de support à la direction par délégation.

Compétences

Compétences recherchées

• Maîtrise des outils bureautiques
• Bonnes capacités d'organisation
• Rigueur et sens du détail
• Aisance relationnelle et esprit d'équipe
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Discrétion et respect de la confidentialité

Expérience

• Une première expérience dans le domaine administratif est obligatoire, idéalement au sein d'un établissement public, d'un laboratoire de recherche ou d'une structure similaire.

Rémunération

Contrat de vacataire rémunéré par l'Inserm :

• 14 heures par semainerémunérées176,40 € brut par semaine
• Fin souahitée : 31/12/2026