Coordonnateur Administratif du Pôle Gestion des Contrats du Gip-Fcip H/F - Service Public

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :
Le service apprentissage du GIP FCIP de l'académie de Versailles, nommé « CFA académique » a pour objectif defédérer sous son égide, l'ensemble des unités de formation par apprentissage (UFA) de l'académie de Versailles et ainsi de renforcer le statut d'apprenti dans la plupart des établissements publics mais également dans des
établissements privés. Il compte plus de 2100 apprentis répartis dans 90 UFA. Une équipe de 20 personnes assure l'ensemble des missions dédiées à ce service.
L'ensemble des actions conduites dans la dynamique nationale de valorisation de la formation professionnelle et
s'intègre dans la politique de développement de l'apprentissage académique et régionale.

DESCRIPTIF DU POSTE :
- Superviser et coordonner le pôle « gestion administrative des contrats » et assurer le lien avec la responsable
de service et la Direction des Affaires financières, sur le volet facturation.
- Assurer la formation des nouveaux arrivants pour les gestionnaires de contrats et les référents UFA.
- Coconstruire le plan de formation des gestionnaires et des référentes avec la responsable de service
(formations métiers pour les agents en poste et les nouveaux arrivants).
- Être l'interlocuteur privilégié de l'éditeur YMAG pour les problématiques liées aux contrats (suivi du ticketing).
- Assurer la mise à jour, la gestion et l'information relatives au portail NET CANDIDAT ainsi que la mise en relation avec le réseau des GRETA.
- Suivre les personnels du pôle gestion des contrats (suivi RH hors entretiens annuels) avec co-animation des
réunions d'équipe et entretiens multithématiques, suivi du temps de travail / absences, participation au recrutement
et à l'intégration au GIP, transmission des consignes RH / sécurité ou liées à la réglementation métier.
- Assurer le suivi et la gestion des enquêtes réglementaires (SIFA, DGESCO...).
- Etablir et assurer le suivi des cartes d'étudiant des métiers des apprentis en lien avec les services et organismes concernés.
- Gérer les dispositifs d'aide et d'accompagnement des apprentis, notamment la Prime Région et les dispositifs
liés au 1er équipement.
- S'assurer de la réalisation des heures réglementaires dues aux apprentis et réaliser la veille réglementaire
de l'apprentissage. (Abonnement centre inffo et AEF info).
- Mettre en oeuvre les procédures qualité appliquées à l'activité et être force de proposition dans le cadre de
l'amélioration continue.

COMPETENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITEES

Connaissances :
- Maîtriser les règles et orientations sur l'apprentissage
- Maîtriser les méthodes et les outils concernant l'apprentissage
- Avoir de bonnes connaissances de la structure, de l'environnement institutionnel
- Avoir de bonnes connaissances réglementaires du domaine
- Maîtrise du logiciel YPAREO
Savoir-faire :
- Coordonner les équipes
- Capacité à rendre des comptes et devoir d'alerte
- Capacité rédactionnelle et de communication orale
- Hiérarchiser les tâches
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Être force de proposition
- Contribuer à la définition et à la mise en oeuvre de règles et procédures
Savoir-être :
- Disponibilité, fiabilité
- Réactivité, adaptabilité
- Rigueur, organisation
- Aptitude au travail en équipe
- Sens de l'écoute et de la communication
- Pédagogie
- Sens relationnel et capacité à gérer des conflits
- Capacité à la prise d'initiative