Assistant·e de Direction H/F - Service Public

L'Assistant.e de Direction collabore au quotidien avec le Directeur et le Directeur Adjoint. L'agent.e intervient également en appui auprès du Comité de Direction de l'établissement : occasionnellement la Directeur des études musicales, la Directrice des études chorégraphiques ainsi que la Directrice de la recherche.

L'agent.e est amené.e à être en interaction quotidienne avec les personnels de l'établissement et les partenaires extérieurs.

L'Assistant.e de direction assure un appui administratif, organisationnel et réglementaire de haut niveau auprès de la Direction administrative et pédagogique de l'établissement (Directeur, Directeur adjoint et Comité de Direction : Direction de la danse, Direction de la musique, Direction de la recherche) afin de contribuer au bon fonctionnement des instances, à la sécurisation des procédures et à la qualité de l'activité.

Missions et activités principales :

1. Assistance de direction
- Gestion des agendas, rendez-vous et déplacements du Directeur et du Directeur adjoint ; ponctuellement certains déplacements du Comité de Direction (réservations, ordres de missions, états de frais)
- Préparation et suivi des réunions
- Traitement du courrier et des courriels
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs

2. Gestion des instances : Conseil d'Administration et réunions hebdomadaires du Comité de Direction
- Préparation des convocations et dossiers
- Organisation matérielle des séances
- Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux
- Suivi des décisions et des actions

3. Suivi administratif et réglementaire
- Veille au respect des procédures
- Gestion documentaire et archivage
- Suivi des échéances institutionnelles
- Appui aux enquêtes et campagnes administratives
- Pilotage du calendrier universitaire

Missions et activités associées :
Missions de soutien transversales et ponctuelles en collaboration avec la Direction ou les services support du Conservatoire, et notamment : service RH, finances, communication, scolarité, accueil.

Compétences principales mises en oeuvre :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du ministère de la Culture ou d'un environnement institutionnel
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et du spectacle vivant
- Intérêt pour le droit administratif et l'environnement réglementaire de l'enseignement supérieur

Savoir-faire
- Organiser et prioriser l'activité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe)
- Actes administratifs, respect des procédures internes, archivage et gestion documentaire
- Règles protocolaires - maitrise de l'anglais requise
- Maîtrise des outils informatiques (Excel) et habileté sur des logiciels métiers (type gestion de frais, comptable)

Savoir-être
- Sens de l'organisation et anticipation (gestion des urgences, des priorités)
- Règles de confidentialité et de déontologie
- Sens de l'écoute
- Fermeté et diplomatie
- Appréhension des enjeux