Assistant de Direction - Coordination et Suivi de Projet H/F - qui Manage
- Orly - 94
- CDI
- qui Manage
Les missions du poste
Qui manage est une société d'édition de logiciel pour les TPE, PME. Elle propose grâce a ses logiciels tout un panel de service pour les commerçant pour gérer efficacement leur commerce.
www.keymanage
KeyManage recherche un(e) assistant(e) de direction pour travailler directement aux côtés du dirigeant et coordonner au quotidien nos équipes situées à Tanger.
Ce poste ne correspond pas à un assistanat classique. Nous recherchons une personne extrêmement organisée, autonome, rigoureuse et capable de prendre les choses en main. Notre activité génère chaque jour un volume très important de documents, demandes, prospects, dossiers et tâches. La personne recrutée deviendra la « tour de contrôle » de l'organisation.
Si vous n'êtes pas très organisé(e), si vous oubliez les relances ou si le classement vous ennuie, ce poste ne vous conviendra probablement pas.
VOS MISSIONS
- Organisation du dirigeant :
trier et organiser les documents et informations de la veille ;
identifier les nouvelles demandes, dossiers et prospects ;
transmettre chaque demande au bon interlocuteur ;
organiser priorités et échéances ;
suivre les dossiers nécessitant une intervention du dirigeant ;
effectuer les relances.
- Coordination avec l'équipe de Tanger :
réaliser un point quotidien avec les équipes ;
suivre les tâches confiées et leur avancement ;
vérifier que chaque demande a un responsable, une échéance et une prochaine action ;
identifier retards et blocages ;
relancer si nécessaire ;
faire au dirigeant une synthèse claire : terminé, en cours, en retard, bloqué, décision à prendre.
- Suivi de projets :
créer et tenir des tableaux de bord ;
suivre plusieurs projets ;
contrôler délais, responsables, avancement et prochaines actions ;
vérifier que les tâches sont réellement exécutées.
Une tâche n'est pas terminée parce qu'un e-mail a été envoyé : elle l'est lorsque le résultat attendu a été obtenu, contrôlé et enregistré.
- Gestion documentaire :
KeyManage traite des centaines, voire des milliers de documents. Vous participerez à leur réception, numérisation, identification, classement, affectation aux bons dossiers et archivage.
Vous participerez aussi à la réorganisation des archives et à la mise en place de méthodes fiables de classement.
- Suivi administratif :
préparation et mise en forme de courriers ;
suivi de demandes administratives ;
préparation d'éléments pour les équipes ;
contrôle des réponses, relances et échéances.
PROFIL RECHERCHÉ
Vous devez être :
extrêmement organisé(e) et rigoureux(se) ;
très autonome ;
à l'aise avec de nombreux dossiers simultanément ;
capable de hiérarchiser, relancer et contrôler ;
à l'aise avec les outils informatiques et tableaux de suivi ;
doté(e) d'une bonne qualité rédactionnelle ;
capable de prendre des initiatives et de travailler avec des équipes à distance.
Une expérience en assistanat de direction, gestion de PME, comptabilité, gestion administrative, coordination opérationnelle ou suivi de projets sera appréciée. Une expérience comme bras droit d'un dirigeant constitue un réel plus.
Une bonne culture comptable est un avantage pour reconnaître les documents reçus et les orienter correctement.
VOUS VOUS RECONNAISSEZ SI.
Vous aimez les listes, tableaux, classements et procédures. Une demande sans réponse vous dérange. Vous relancez naturellement. Vous remarquez lorsqu'un document est mal classé. Vous aimez transformer une situation désorganisée en une organisation claire et fiable.
ÉVOLUTION
Pour une personne compétente et autonome, une forte évolution est envisagée dans les 6 mois suivant l'embauche, avec davantage de responsabilités dans la coordination des équipes, le pilotage opérationnel et le suivi des projets.
Nous cherchons plus qu'un(e) assistant(e) : une personne capable de devenir progressivement un véritable bras droit organisationnel de la direction.
www.keymanage
KeyManage recherche un(e) assistant(e) de direction pour travailler directement aux côtés du dirigeant et coordonner au quotidien nos équipes situées à Tanger.
Ce poste ne correspond pas à un assistanat classique. Nous recherchons une personne extrêmement organisée, autonome, rigoureuse et capable de prendre les choses en main. Notre activité génère chaque jour un volume très important de documents, demandes, prospects, dossiers et tâches. La personne recrutée deviendra la « tour de contrôle » de l'organisation.
Si vous n'êtes pas très organisé(e), si vous oubliez les relances ou si le classement vous ennuie, ce poste ne vous conviendra probablement pas.
VOS MISSIONS
- Organisation du dirigeant :
trier et organiser les documents et informations de la veille ;
identifier les nouvelles demandes, dossiers et prospects ;
transmettre chaque demande au bon interlocuteur ;
organiser priorités et échéances ;
suivre les dossiers nécessitant une intervention du dirigeant ;
effectuer les relances.
- Coordination avec l'équipe de Tanger :
réaliser un point quotidien avec les équipes ;
suivre les tâches confiées et leur avancement ;
vérifier que chaque demande a un responsable, une échéance et une prochaine action ;
identifier retards et blocages ;
relancer si nécessaire ;
faire au dirigeant une synthèse claire : terminé, en cours, en retard, bloqué, décision à prendre.
- Suivi de projets :
créer et tenir des tableaux de bord ;
suivre plusieurs projets ;
contrôler délais, responsables, avancement et prochaines actions ;
vérifier que les tâches sont réellement exécutées.
Une tâche n'est pas terminée parce qu'un e-mail a été envoyé : elle l'est lorsque le résultat attendu a été obtenu, contrôlé et enregistré.
- Gestion documentaire :
KeyManage traite des centaines, voire des milliers de documents. Vous participerez à leur réception, numérisation, identification, classement, affectation aux bons dossiers et archivage.
Vous participerez aussi à la réorganisation des archives et à la mise en place de méthodes fiables de classement.
- Suivi administratif :
préparation et mise en forme de courriers ;
suivi de demandes administratives ;
préparation d'éléments pour les équipes ;
contrôle des réponses, relances et échéances.
PROFIL RECHERCHÉ
Vous devez être :
extrêmement organisé(e) et rigoureux(se) ;
très autonome ;
à l'aise avec de nombreux dossiers simultanément ;
capable de hiérarchiser, relancer et contrôler ;
à l'aise avec les outils informatiques et tableaux de suivi ;
doté(e) d'une bonne qualité rédactionnelle ;
capable de prendre des initiatives et de travailler avec des équipes à distance.
Une expérience en assistanat de direction, gestion de PME, comptabilité, gestion administrative, coordination opérationnelle ou suivi de projets sera appréciée. Une expérience comme bras droit d'un dirigeant constitue un réel plus.
Une bonne culture comptable est un avantage pour reconnaître les documents reçus et les orienter correctement.
VOUS VOUS RECONNAISSEZ SI.
Vous aimez les listes, tableaux, classements et procédures. Une demande sans réponse vous dérange. Vous relancez naturellement. Vous remarquez lorsqu'un document est mal classé. Vous aimez transformer une situation désorganisée en une organisation claire et fiable.
ÉVOLUTION
Pour une personne compétente et autonome, une forte évolution est envisagée dans les 6 mois suivant l'embauche, avec davantage de responsabilités dans la coordination des équipes, le pilotage opérationnel et le suivi des projets.
Nous cherchons plus qu'un(e) assistant(e) : une personne capable de devenir progressivement un véritable bras droit organisationnel de la direction.
Le profil recherché
Experience: 3 An(s)
Compétences: Assistant de gestion,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Gestion des urgences et des imprévus,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Édition de logiciels applicatifs
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Assistant de gestion,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Gestion des urgences et des imprévus,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Édition de logiciels applicatifs
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.