Secrétaire de Territoire H/F - Nantes Métropole

Sous la responsabilité de l'assistante de Direction et la responsabilité fonctionnelle de 2 Responsables de territoire, vos missions principales sont les suivantes:

- Traitement des demandes des usagers, réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : (70% du poste)

• Réceptionner et distribuer le courrier de la direction ;
• Recevoir, filtrer, réorienter les courriers électroniques, les traiter sur la base des éléments recueillis auprès des équipes de terrain ;
• Rédiger des propositions de courriers de réponse aux usagers ;
• Utiliser les logiciels et outils pour l'enregistrement et le suivi des réclamations des usagers (GEC, Publik) ;
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rapports, notes et documents administratifs.

- Accueil téléphonique des usagers pour les territoires : (10% du poste)

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques ;
• Répondre aux réclamations et demandes d'informations des usagers ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.

- Organisation de la vie professionnelle des 2 responsables de Territoire : (15% du poste)

• Organiser leur agenda ;
• Organiser les réunions et séances de travail des équipe(s) et en assurer la logistique (réservation salle, matériel...) ;
• Préparer les dossiers ;
• Participer aux réunions de service des territoires concernés et rédiger les comptes-rendus ;
• Soutien administratif et logistique d'événements ponctuels.

- Planification et suivi de l'activité des équipes des territoires: (5% du poste)

• Renseigner les tableaux de suivi des activités et effectifs du territoire
  contribuer à l'élaboration de bilans.

- Garantir la continuité de fonctionnement de la direction en assurant l'intérim pendant les absences des autres assistant.es.

Sujétions:

Assurer en complémentarité avec les autres assistant.es de la direction une permanence sur les temps d'ouverture du service : 9h-12h30/14h-17h30.
Télétravail possible à raison d'une journée par semaine.

Le jury concernant ce poste aura lieu le 12/11/2026.

Vous disposez d'une expérience en assistanat et vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques.

Vous possédez de très bonnes qualités rédactionnelles.

Vous êtes reconnu.e pour vos qualités relationnelles, votre diplomatie et votre discrétion professionnelle.

Vous êtes rigoureux.se, savez organiser votre travail en autonomie et faire preuve d'anticipation et d'initiative.

Vous faites preuve de réactivité et savez gérer les priorités.

Vous avez le sens du travail en équipe.