Agent d'Accueil Mairie et Accueil Agence Postale Communale H/F - Mairie

Placé sous l'autorité territorial du Maire et recevant les directives de la responsable du service population, et de la Directrice Générale des Services le cas échéant.
Assure les fonctions d'adjoint administratif, au service population, Espace France Service et à l'Agence Postale Communale.

**Missions ou activités**
AGENT D'ACCUEIL MAIRIE
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Orienter les administrés vers les différents services ;
- Informer, renseigner le public, les administrés, les partenaires ;
- Prises de notes rapides des messages ;
- Transmettre les messages par écrit, oral ou par mails ;
- Tri et répartition du courrier entrant par service ;
- Scanner les factures pour le service comptabilité ;
- Gestion des locations des salles municipales (planning, matériel, etc.) ;
- Prospecter, relancer les entreprises pour les encarts publicitaires ;
- Centraliser les informations et formulaires aux publics des différents services (fichiers, classeurs, etc.) ;
- Informer et distribuer les pièges à frelon, chocolats aînés. ;
- Renforce le service Etat-Civil/Elections/Fêtes et cérémonies: instruction des reconnaissances et gestion des actes de naissances, mariages, décès, PACS, livrets de familles + obsèques + ventes concessions + recensement militaire + inscription liste électorale + légalisation de signature + actes notariés... Préparation administrative, secrétariat, commandes vin d'honneur (aux cuisines ou traiteurs) et de fleurs, déclaration Guso/Sacem (orchestres), relatives aux manifestations culturelles : cérémonies, médailles du travail, concerts, thés dansants, concerts, gala.

AGENT ADMINISTRATIF AGENCE POSTALE COMMUNALE
- Ouverture et fermeture de l'agence ;
- Accueillir, renseigner et conseiller les usagers ;
- Appliquer les procédures de contrôle d'identité ;
- Enregistrer et tenir à jour un tableau journalier d'enregistrement de la fréquentation du public ;
- Affranchir les envois postaux et recommandés ;
- Vendre les timbres à usage courant, les enveloppes et Prêt à Poster ;
- Déposer les procurations, recommandés et colis ;
- Retirer les lettres et colis en instance ;
- Organiser le stockage du courrier et des colis ;
- Gérer les réexpéditions du courrier et des colis + contrats de ré-expedition ;
- Gérer les retraits et encaissement d'espèces sur les comptes courants ou livrets.

ESPACE FRANCE SERVICES
- Accueil physique et téléphonique des usagers, et gestion de la messagerie électronique dédiée aux usagers, à la Préfecture, aux opérateurs . ;
- Information de premier niveau et conseil sur les droits et démarches ;
- Accompagnement des usagers dans l'exécution des démarches administratives intégrées au bouquet des opérateurs (démarches principalement dématérialisées) ;
- En cas de situation complexe, relais facilitateur auprès de l'opérateur pour suivre la demande (via une messagerie sécurisée) ;
- Soutien aux usagers dans la création d'une identité numérique (adresse mail, compte sur les espaces personnels des opérateurs) ;
- Suivi de l'activité quotidienne d'après l'outil de reporting de l'ANCT et tout autre outil interne mis en place (fréquentation, objets des demandes, ...) ;
- Gestion de l'affichage et de la documentation (flyer, formulaire, ...) ;
- Promotion du dispositif auprès des acteurs du territoire ;
- Participation au réseau départemental des conseillers France Services animé par la Préfecture de la Gironde ;
- Information, conseil et orientation des usagers vers les acteurs associatifs et institutionnels locaux selon les besoins (hors opérateur France Services).

** Profil recherché **
- Connaissance (bases) de l'organisation, fonctionnement et compétences de la collectivité ;
- Règlementation postale ;
- Environnement institutionnel ;
- Accueil et orientation ;
- Écoute et bienveillance ;
- Patience et diplomatie ;
- Rigueur et discrétion;
- Polyvalence et adaptabilité ;

Experience: 12 Mois

Compétences: Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Accueillir et fournir des renseignements à la population locale,Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil,Assurer la gestion administrative d'une activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.