Adjoint au Responsable du Service de la Scolarité H/F - Service Public

Le service de la scolarité et de la vie étudiante est dirigé par le responsable de service assisté d'un(e) adjoint(e). Il est composé de plusieurs pôles : cycle licence, cycle master, HMONP (habilitation de l'architecte diplômé d'État à l'exercice de la maîtrise d'oeuvre en son nom propre), formations post-master et doctorat, bi-cursus, formation professionnelle et continue, stages et vie étudiante.

Le service de l'organisation des formations, de la scolarité et de la vie étudiante dépend hiérarchiquement de la directrice adjointe. Le responsable encadre une équipe de 12 agents (11 agents de catégorie B et 1 agent de catégorie C).
Le poste est en interaction avec la direction, ainsi qu'avec les services des relations internationales, de la recherche, de la communication et de la valorisation, des ressources humaines, financier ainsi qu'avec les services, informatique et logistique.

Informations complémentaires:

Liaisons hiérarchiques : le responsable du service de l'organisation des formations, de la scolarité et de la vie étudiante

Liaisons fonctionnelles : les étudiants, les enseignants, le service des ressources humaines, le service financier, le service des relations internationales

L'adjoint(e) au responsable de service contribue à la mise en oeuvre des activités du service de la scolarité, de l'organisation des formations et de la vie étudiante. Il (elle) appuie le responsable dans la coordination des activités liées à la gestion administrative de l'offre de formation (initiale, continue et professionnelle) et participe à l'amélioration continue des procédures et des outils. À ce titre, le (la) titulaire du poste accompagne le pilotage opérationnel des projets pédagogiques et contribue à la qualité du service rendu aux usagers, sous l'autorité du responsable de service et en lien avec la directrice adjointe.
L'adjoint(e) au chef de service assure plus particulièrement, les missions suivantes :

Coordination opérationnelle du service
- Appuyer le responsable dans l'organisation et la coordination des activités du service
- Assurer, dans le cadre des missions qui lui sont confiées, la coordination fonctionnelle des agents du service
- Contribuer à la priorisation et au suivi des activités en lien avec le responsable
- Coordonner l'activité des agents lors des temps forts de gestion (admissions, inscriptions administratives et pédagogiques, examens, jurys)
- Assurer, en l'absence du responsable, la continuité de l'encadrement du service et exercer l'autorité hiérarchique nécessaire au fonctionnement du service
Gestion administrative de l'offre de formation
- Contribuer à la gestion administrative des formations (cycles Licence, Master, HMONP, Post-Master, formation professionnelle et continue), avec un périmètre d'intervention renforcé sur le cycle initial
- Assurer le suivi et la mise à jour des maquettes pédagogiques et leur traduction dans les outils de gestion de scolarité
- Participer à l'organisation et à la mise en oeuvre des calendriers pédagogiques et des emplois du temps
- Participer à la saisie et au suivi des affectations des enseignants dans Taïga
Organisation des études et des campagnes de scolarité
- Coordonner les opérations liées aux campagnes annuelles : procédures d'admission, inscriptions administratives et pédagogiques, examens, jurys, diplômes
- Sécuriser les procédures et fiabiliser les données de scolarité
- Préparer et participer aux commissions pédagogiques (fin de semestre, fin de droits, etc.) et aux jurys réglementaires (fin d'année, fin de cycle, etc.), en coordonnant la collecte des données nécessaires auprès des agents du service
- Apporter un appui aux agents dans la préparation et le déroulement de ces opérations
Qualité de service et relation aux usagers
- Contribuer à l'amélioration de l'accueil, de l'information et de l'accompagnement des étudiants
- Concevoir et faire évoluer des outils de suivi des étudiants (réussite, statuts particuliers, fins de droits, exclusions, etc.)
Participation aux instances et groupes de travail.

Compétences techniques:

o Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur, et en particulier des ENSA
o Connaissance des principes de la gestion administrative
o Connaissance de la règlementation relative aux études (organisation des cursus, jurys, diplômes)
o Environnement bureautique et outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité

Savoir-faire :

o Appliquer les procédures, les règles et les dispositions réglementaires
o Travailler en équipe et coordonner des activités
o Encadrer et accompagner une équipe, organiser et répartir l'activité et assurer le suivi de l'activité des agents
o Maîtriser les techniques de rédaction administrative
o Capacité à organiser, planifier et coordonner des activités dans des calendriers contraints
o Capacité à préparer des dossiers pour des instances (jurys, commissions, CFVE)
o Evaluer et hiérarchiser les besoins

Compétences comportementales :

o Sens de l'organisation
o Disponibilité
o Capacité d'adaptation
o Sens du service public
o Réactivité et capacité à gérer les priorités
o Rigueur / Fiabilité
o Sens des responsabilités
o Sens relationnel

Expérience (débutant, confirmé, expert) : expert