Assistant de Direction Générale - Gestionnaire Flotte Auto H/F - Batinéo Groupe

Batinéo Groupe, expert de la construction, de la rénovation et de l'habitat performant pour les particuliers et les professionnels implanté à Saint-Malo, poursuit son développement et souhaite renforcer son organisation en recrutant un(e) Assistant(e) de Direction Générale.

VOS MISSIONS

Rattaché(e) directement à la Direction Générale, vous assurez une mission de coordination, d'organisation et de suivi, en veillant à la bonne circulation des informations et au respect des échéances.

Vous êtes également le référent du parc automobile en assurant son suivi quotidien et la coordination avec les collaborateurs, fournisseurs, garages, assureurs et différents prestataires.

ASSISTER DE LA DIRECTION GÉNÉRALE

Organisation et gestion du quotidien

• Gestion de l'agenda de la Direction Générale.
• Organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparation des dossiers, supports et documents nécessaires aux rendez-vous.
• Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et documents professionnels.
• Suivi des dossiers confiés par la Direction Générale.
• Gestion des échéances et relances nécessaires.
• Coordination avec les différents services du Groupe.

Suivi administratif

• Préparation de tableaux de bord et outils de suivi.
• Suivi des dossiers administratifs nécessitant une coordination avec différents interlocuteurs.
• Assurer une circulation fluide et fiable de l'information.

Relation avec les interlocuteurs internes et externes

• Interface avec les collaborateurs et les différents services du Groupe.
• Relations avec les partenaires, fournisseurs et prestataires.
• Transmission des informations avec diplomatie et confidentialité.

GESTION DU PARC AUTOMOBILE

Vous êtes le référent administratif du parc automobile et assurez son suivi dans une logique d'efficacité, d'anticipation et de maîtrise des coûts.

Gestion administrative du parc

• Tenue et mise à jour du fichier du parc automobile.
• Suivi des véhicules et de leurs affectations.
• Gestion des entrées et sorties de véhicules.
• Suivi des assurances et des documents administratifs.
• Gestion des démarches administratives associées aux véhicules

Entretien et maintenance

• Planification et suivi des opérations d'entretien et contrôles techniques.
• Coordination avec les garages, concessionnaires et différents prestataires.

Gestion des équipements et services associés

• Suivi des cartes carburant et badges de télépéage et accessoires liés aux véhicules.

Sinistres et infractions

• Suivi administratif des sinistres avec les collaborateurs, assureurs et réparateurs.
• Suivi des contraventions et amendes dans le respect des procédures internes.
• Mise à jour des dossiers et tableaux de suivi.

Pilotage et optimisation

• Mise en place et actualisation de tableaux de bord du parc.
• Suivi des coûts d'utilisation et d'entretien.
• Participation à l'amélioration des procédures de gestion du parc.

Vous êtes issu(e) d'une formation en assistanat de direction, gestion administrative, gestion d'entreprise ou dans un domaine similaire.

Vous disposez d'une expérience réussie sur un poste d'assistanat de direction ou d'assistanat auprès d'une Direction Générale.

Une expérience dans la gestion d'un parc automobile, le suivi de contrats, les assurances, la comptabilité ou la relation avec des prestataires serait particulièrement appréciée.

Vos qualités

• Organisation et rigueur.
• Autonomie dans la gestion de ses missions.
• Réactivité et capacité à gérer les priorités.
• À l'aise avec la gestion de plusieurs dossiers simultanément.
• Excellent sens du relationnel.
• Respect de la confidentialité.
• À l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés

Vos compétences

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques
• Capacité à concevoir et tenir des tableaux de suivi.
• Bonne expression écrite et orale.
• Sens du suivi et des échéances.