Adjoint du Chef de Pôle - Chef de Projet Événementiel Logisticien Confirmé d'Événement H/F - Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères

Description synthétique du poste

L'adjoint au chef de pôle a le rôle de chef de projet événementiel/logisticien sénior. Le chef de pôle et son adjoint fonctionnent en binôme sur les grands événements, et sur les événements de taille intermédiaire l'un ou l'autre sera identifié comme chef de file.
Les collaborateurs du pôle sont des professionnels de l'événementiel, opérationnels dans tous les domaines. Ils peuvent gérer, planifier et conduire tous les aspects d'un événement, seuls ou en lien avec un secrétaire général dédié. De la phase de conception à la phase d'exécution, ils sont à l'écoute des attentes des autorités à l'initiative de l'événement. Ils définissent les besoins et coordonnent les activités des autres professionnels avec lesquels la Direction du Protocole est liée par des marchés publics.
L'organisation d'un événement est un travail d'équipe, l'interaction et la bonne collaboration entre tous les agents du pôle, dont les fonctions et les profils professionnels sont complémentaires, est primordiale.

Activité principale

Le profil attendu est polyvalent, doté d'une expérience et des compétences techniques très solides dans le secteur événementiel.
En binôme avec le chef de pôle, il/elle interagit avec les services demandeurs, définit les besoins et, en collaboration avec les agents du pôle, coordonne la préparation et la production des événements internationaux du MEAE, pilote les assistants à maîtrise d'ouvrage (AMO) et les prestataires.
Il/elle conduit avec rigueur les différentes phases de l'événement en gérant les moyens humains et techniques, les coûts, les délais, la qualité et les normes de sécurité. En coordination avec le chef de pôle, ses missions principales sont :

1/ Définir les besoins et préparer les cahiers des charges :
- dialoguer avec les services demandeurs et les principaux intervenants pour proposer un lieu adapté, définir les besoins et le calendrier,
- veiller à l'élaboration des cahiers des charges pour chaque secteur (traiteur, accréditation, sécurité, accueil, pavoisement, etc.), en liaison le cas échéant avec les AMO et les services demandeurs,
- apporter son expertise et sa créativité pour proposer des moyens humains, matériels et logistiques conformes aux modalités, objectifs et budget de l'événement.

2/ Planifier et suivre l'événement :
- planifier le calendrier de préparation, montage et démontage de l'événement, en liaison avec les parties prenantes du projet,
- constituer l'équipe projet, définir les tâches de chacun et...

Profil statutaire du poste

Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie A ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie A en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 42 348 à 71 808 euros annuels bruts.

Durée d'affectation attendue

Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2029, renouvelable.

Compétences attendues

• Conduite de projet - Expert
• Environnement administratif, institutionnel et politique - Expert
• Environnement et développement durable - Maîtrise
• Environnement professionnel du domaine d'activité - Expert
• Gestion de projet - Expert
• Logistique - Maîtrise
• Management/Pilotage - Maîtrise
• Organisation, méthodes et processus - Maîtrise
• Règles de déontologie - Maîtrise

• Analyser un besoin - Maîtrise
• Analyser un contexte, une problématique, une complexité - Maîtrise
• Communiquer - Maîtrise
• Conduire un projet, une démarche - Expert
• Faire preuve de méthode - Expert
• Piloter un prestataire - Expert
• Rendre compte - Maîtrise
• Travailler en mode projet - Maîtrise
• Travailler en partenariat - Maîtrise
• Travailler en équipe - Expert

• Aisance relationnelle - Maîtrise
• Aptitude à l'écoute - Maîtrise
• Dynamisme - Maîtrise
• Esprit d'équipe - Expert
• Etre force de proposition - Maîtrise
• Faire preuve de disponibilité - Maîtrise
• Réactivité - Maîtrise
• Sens de l'organisation - Maîtrise

• Bureautique - Maîtrise