Assistant de Direction - Direction de l'Education P. 580 H/F - Autres Collectivités territoriales

L'assistant de direction, épaule son responsable d'entreprise dans l'exercice de ses tâches. Il/elle est chargé d'organiser et de gérer le planning du directeur, de participer à la communication interne et externe de l'entreprise et d'assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

*Organiser de manière permanente la vie professionnelle du Directeur de l'Education et du Périscolaire :
- Organiser les déplacements (réservations nécessaires).
- Gérer l'agenda (priorisation, prise de rendez-vous)
- Répondre au public, filtrer les appels
- Transmettre les invitations au Directeur

*Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Réaliser les comptes-rendus des réunions
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers (classement thématique et chronologique dans les dossiers et le fichier informatique) sous forme papier
et numérique
- Gérer les affaires courantes de la direction (ordre de service, ordre de mission, réservation de salles...)

*Gérer le courrier :
- Traiter le courrier arrivé et le courrier départ (Réception, enregistrement et suivi des réponses, vérification du classement dans chrono, usage de post-office...)
- Mettre en forme et taper le courrier

* Savoirs :
- Avoir une bonne connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel...) et des documents administratifs
- Avoir une bonne maîtrise de l'expression écrite
- Avoir une bonne maîtrise de l'expression orale (français, anglais et éventuellement espagnol)
- Identifier et orienter le public

*Savoir-Faire :
- Effectuer la saisie informatique des documents et procéder à leur archivage numérique ;
- Utiliser post-office
- Renseigner les applications informatiques
- Repérer les comportements à risques, dialoguer et réguler les conflits
- Gérer le flux de personnes accédant au bureau

*Savoir-être :
- Etre autonome,
- Savoir être ponctuel, consciencieux, disponible
- Avoir le sens de l'organisation et la capacité d'organisation,
- Avoir la capacité d'écoute et d'accueil (savoir s'adapter aux différents interlocuteurs) tout en usant de patience,
- Avoir la capacité d'aisance relationnelle
- Savoir respecter les consignes,
- Avoir le sens du respect de la confidentialité de la discrétion et du secret professionnel
- Savoir user du devoir réserve