Assistant de Direction du Département - P.143 H/F - Autres Collectivités territoriales

Sous l'autorité de la Directrice de Département, l'assistant de direction assure l'accueil physique et téléphonique, l'organisation administrative et le suivi des activités du département. Il/elle assure la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements, courriers et parapheurs, ainsi que le classement et l'archivage des dossiers.

Il/elle apporte également un appui administratif aux différents services de la Collectivité, notamment dans le traitement des dossiers liés à l'accessibilité, à l'urbanisme, aux raccordements en eau et électricité ainsi qu'aux demandes d'autorisation.

Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre.

Mise en place de réunions et organisation des rendez-vous ;

Suivi du courrier et des parapheurs ;

Organisation des déplacements ;

Entretien des relations avec les assistantes des autres départements, directions, direction générale des services, des élus, et du secrétariat du Président.

Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage.

Accessibilité : Pré-instruction des dossiers et préparation de la commission d'accessibilité (Appui à la direction de l'habitat du logement et de la construction).

Enregistrement des déclarations d'ouverture de chantier, déclaration d'achèvement et de conformité des travaux (Appui à la direction de l'aménagement du territoire et de l'urbanisme).

Demande de raccordement Eau et Électricité : Saisie et instruction et préparation de l'arrêté (Appui à la direction de l'aménagement du territoire et de l'urbanisme).

Pré-saisie des demandes d'autorisation et transmission du récépissé de dépôt au pétitionnaire (Appui au guichet unique en cas d'absence de l'agent en charge).

Savoirs (connaissances )
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- norme rédactionnelle

Savoir-Faire
- Maîtrise orale et écrite de la langue française ;
- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande ;
- Gestion des situations délicates ;
- Sens du travail en équipe ;
- Rigueur et méthode dans le travail ;
- Respect des délais ;
- Confidentialité.

Savoir-Être
- Sens des initiatives ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Aisance relationnelle et qualités rédactionnelles ;
- Disponibilité et discrétion professionnelle ;
- Disponibilité ;
- Rigueur ;
- Autonomie ;
- Sens de l'organisation ;