Secretaire au Sein de la Direction Communication - Mairie de Guyancourt H/F - Communes

RECRUTE

RECRUTE POUR SA DIRECTION DE LA COMMUNICATION

SECRÉTAIRE DE COMMUNICATION (F/H)

Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux



Poste à pourvoir par voie contractuelle uniquement jusqu'au 31/12/2026



MISSIONS :



Sous l'autorité de la Directrice de la Communication, vous assurez le secrétariat administratif et le suivi des activités de la Direction de la Communication.



À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :



Accueil et relation avec les interlocuteurs

* Accueillir, écouter, renseigner et orienter les interlocuteurs ;
* Assurer le suivi et la réponse aux demandes des habitants ;
* Gérer la boîte mail générique du service.



Secrétariat et gestion administrative

* Rédiger et mettre en forme des courriers et documents administratifs ;
* Assurer le classement et l'archivage des documents ;
* Effectuer les opérations de mise sous pli ;
* Tenir et mettre à jour les tableaux de bord du service, notamment le suivi des retours d'invitations ;
* Organiser les réunions et assurer les réservations nécessaires : salles, véhicules, etc.



Suivi comptable et budgétaire

* Saisir et engager les bons de commande ;
* Assurer les relations avec les fournisseurs ;
* Suivre le règlement des factures ;
* Participer à la préparation budgétaire annuelle.



Suivi de production

* Assurer le suivi des étapes de validation des supports de communication ;
* Assurer l'interface avec le service Reprographie et les distributeurs ;
* Veiller au bon suivi des productions dans le respect des délais.





Relations publiques et manifestations

* Assurer le suivi de la signalétique des manifestations de la Ville : oriflammes, roll-up, etc. ;
* Mettre à jour le fichier de relations publiques en lien avec les différents services municipaux ;
* Préparer et assurer l'envoi des invitations ;
* Suivre la réalisation et la gestion des stocks de goodies ;
* Participer à certaines manifestations organisées par la Ville, pouvant nécessiter une présence en dehors des horaires habituels.

Profil recherché :



Vous êtes titulaire d'une formation en secrétariat ou disposez d'une expérience professionnelle dans le domaine administratif.



Vous êtes reconnu(e) pour votre :

* Sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
* Rigueur et méthode ;
* Réactivité et capacité à respecter les délais ;
* Aisance relationnelle et goût du travail en équipe ;
* Sens de l'accueil et du service public ;
* Qualités rédactionnelles et excellente maîtrise de l'orthographe ;
* Discrétion et capacité à travailler avec différents interlocuteurs.



Vous maîtrisez les outils bureautiques Word, Excel et Outlook.

La connaissance de la comptabilité publique M57 et de FileMaker Pro constitue un atout pour le poste.