Assistant de Direction H/F - Universite Catholique de Lyon

Dans le cadre d'un accroissement d'activité, rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U et sous sa supervision, vous contribuez à la gestion administrative et financière de la faculté en lien avec le Doyen, les Directeurs et le personnel.

Principales missions (liste non exhaustive) :
* Réaliser de tâches courantes du secrétariat (préparation et envoi d'emailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, préparer et organiser les rendez-vous, les réunions, les évènements, suivi de dossiers, appels téléphoniques, archivage de documents, saisi notes de frais, commande des fournitures.).
* Apporter un soutien opérationnel à la RAU de la Faculté et de l'ILCF (chiffrage, préparation de données, etc.), en lien avec les assistantes, les enseignants.
* Analyser et comprendre les demandes des différents interlocuteurs, accompagner et apporter une réponse
* Assurer l'interface avec les services centraux (demandes nouveaux arrivants sur la Faculté : de badges, ordinateurs, droits informatiques.),
* Gérer des dossiers administratifs (enseignant/étudiants/surveillants), créer des comptes dans Atlas, validation de charge d'activité, envoi aux enseignants.
* Gérer des contrats enseignants / intervenants sur factures, surveillants, consulter des plannings enseignants ADE .faire le suivi des factures
* Élaborer et faire vivre des tableaux de bord,
* Suivre les facturations et les encaissements des droits de scolarité,
* Mettre en place un parcours d'intégration pour tout nouvel arrivant (suivi du classeur procédure pour la partie RH)
* Connaitre le nouveau logiciel (coté scolarité et RH) et être le relai, l'accompagnateur dans le futur changement. Pouvoir palier en cas d'absence ou en cas de besoin de renfort à certaines tâches urgentes
* Gérer la rédaction du planning de présence en lien avec la RAU
* Aider, si nécessaire dans la mise en place du plan stratégique à venir
* Contribuer à la bonne ambiance et au bien-être au travail.

Qualités requises
* Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics
* Connaitre les différentes activités /diplômes de la Faculté et le rôle de chaque assistante.

Compétences nécessaires
*Respect des valeurs / savoir-être / Respect de la confidentialité,
*Autonomie
*Bon relationnel / Adaptabilité et polyvalence (accueil physique et téléphonique)
*Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat, Adaptation aux outils internes,
*Compétences rédactionnelles,
*Capacité à communiquer en anglais écrit/oral.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.