Assistant de Direction H/F - Grand Lyon

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2015, elle est la seule à réunir autant de missions et de compétences différentes. Elle porte des politiques publiques ambitieuses pour ses concitoyens et réalise ses missions de service public dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, ...

Forte de plus de 9 600 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d'habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...).

La direction de la valorisation et de la modernisation de l'action publique (DVMAP) a vocation à accompagner la direction générale et les délégations en lien avec les directions territoriales dans la mise en oeuvre des grands chantiers de modernisation, d'innovation et de transformation de l'action publique. Elle a également vocation à coordonner et garantir le bon fonctionnement de toutes les instances rythmant la vie institutionnelle.

Vous êtes convaincu de la nécessité de développer le lien collectivité - usagers, d'accompagner la transformation de la collectivité et d'enrichir la relation avec ses territoires? Pour y contribuer, rejoignez la DVMAP, au sein de laquelle vous apporterez une aide permanente aux directeur et chefs de service, en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil et de suivi administratif de dossiers transverses et stratégiques.

Dans une relation de confiance, vous organisez la vie professionnelle du directeur et ponctuellement des membres du comité de direction, en gérant les agendas, en recevant, filtrant et transmettant les messages téléphoniques ou informatiques.

Vous êtes en capacité d'organiser et planifier des réunions, rédiger les ordres du jour, convoquer les participants dans le respect des délais et réserver les salles. Sur demande, vous établissez, en confidentialité, les comptes-rendus.

Vous réalisez et mettez en forme des travaux bureautiques (notes, courriers, tableaux, saisie) et organisez leur classement et archivage. En lien avec d'autres assistantes, vous accompagnez le service vie institutionnelle (SVI) dans le suivi du calendrier institutionnel (gestion agenda, préparation de documents...) et la conception de dossiers préparatoires aux instances institutionnelles (impression, classement, suivi des modifications de notes, supports de présentations...).

Vous suivez certaines activités ou projets de la direction en intégrant les priorités : organisation du circuit de signature et suivi des parapheurs, exécution budgétaire, suivi des demandes RH, accueil des nouveaux arrivants ...

Enfin, doté d'un bon relationnel, vous aimez gérer l'accueil physique et téléphonique : vous renseignez et orientez vos interlocuteurs.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint...) et êtes formé à la prise de notes rapide ou à la sténographie. Vous disposez d'une excellente orthographe et de solides qualités rédactionnelles.

Discret et tenu à la confidentialité, vous savez faire preuve d'organisation et de réactivité pour prioriser vos activités. Proactif, vous savez alerter votre supérieur en cas de besoin et prendre les initiatives nécessaires. Vous appréciez le travail en équipe et êtes à l'aise dans les échanges avec de nombreux interlocuteurs.

Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ou d'une métropole n'est pas indispensable, mais constituerait un véritable atout.