Assistant de Pôle H/F - Fondation Bon Sauveur de la Manche

Vous assurez l'appui administratif, organisationnel et logistique de la Direction de pôle afin de sécuriser le pilotage, accompagner les projets, fluidifier la coordination et fiabiliser l'information entre la direction, les équipes médicales, paramédicales, administratives et les partenaires internes et externes.

Dans ce cadre, vous serez amené(e) à :
- Organiser les réunions (convocations, préparation des salles, logistique...) et gérer l'agenda du directeur et des médecins et praticiens chefs de filière, en coordination avec les secrétaires médicales
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus, notes et supports de communication internes et courriers après validation
- Veiller à la complétude des informations internes et externes disponibles sur le pôle en lien avec le service de communication (organigramme, présentation activité....)
- Participer au suivi des indicateurs d'activité, des objectifs du contrat de pôle et des démarches qualité; collecter et mettre en forme les informations nécessaires et alerter sur la tenue des échéances
- Tenir à jour des fichiers de suivi des prestations, contrats, devis et commandes
- Participer à la planification des congés, absences et remplacements et soutenir le directeur dans le suivi des pointages du pôle
- Contribuer à la préparation logistique et administrative des événements
- Assurer l'interface entre la direction de pôle et l'ensemble de ses collaborateurs et interlocuteurs

Poste en CDI à temps plein en intervention multi sites : La Glacerie, Valognes Picauville ou Saint Lô.
De formation assistant de direction, vous avez déjà expérimenté l'assistanat de plusieurs interlocuteurs simultanément, dans un environnement multi-sites. Vous détenez idéalement d'une expérience en milieu hospitalier.
Vous savez gérer les priorités, coordonner les agendas et faites preuve d'une grande autonomie, d'organisation et de réactivité.

Experience: 24 Mois

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.