Chargé de Congrès - Chargé Événementiel H/F - Soc Fran Accompag & Soin Palliatif

Le/la Chargé(e) de Congrès/évémentiel pilote tout le cycle de vie des congrès nationaux de la SFAP, de la recherche du site à l'évaluation finale, sur trois éditions menées en parallèle. Il/elle organise aussi les journées ponctuelles de formation.

Anticiper les éditions futures (N+3 et N+2)
Prospecter les villes et sites : visites techniques, faisabilité, négociation avec les centres de congrès. Rechercher les présidents locaux GO/GS, leur transmettre le cahier des charges et préparer les dossiers pour le Groupe Congrès et le CA. Accompagner les groupes locaux : transmission des acquis, conseil organisationnel, financier et réglementaire, suivi du rétroplanning.

Coordonner le contenu scientifique
Organiser l'appel à communications : anonymisation, notation, sélection, réponses aux auteurs. Élaborer et mettre en ligne les programmes préliminaire et définitif. Gérer les posters, leurs prix et les actes. Faire l'interface entre le conseil scientifique, le GS, les intervenants et le prestataire.

Piloter le PCO et les autres prestataires
Rédiger et actualiser le cahier des charges et assurer le suivi contractuel. Contrôler les livrables (inscription, signalétique, plateforme hybride) et arbitrer les aléas. Coordonner les autres prestataires : lieu, restauration, audiovisuel, informatique, mailings.

Superviser les inscriptions et les bourses
Tester la plateforme, suivre les inscriptions en temps réel et traiter les cas particuliers. Faire des points d'étape à la direction et à la présidence. Gérer les bourses : financements, appel à candidatures, sélection avec les présidents GO/GS, bilans aux financeurs.

Coordonner les partenariats et les exposants
Suivre la commercialisation des stands par le PCO. Être l'interlocuteur(trice) des partenaires sur les contreparties et la conformité éthique. Valider le plan d'implantation.

Organiser l'hybride et la logistique sur site
Coordonner la diffusion à distance (streaming, replay, interactivité) et les besoins spécifiques (accessibilité, restauration, espaces dédiés). Gérer l'accueil des orateurs et le dispositif d'accueil, y compris la formation des volontaires.

Assurer le pilotage financier
Participer aux budgets avec la DAF, suivre recettes, dépenses et mécénat, et produire un reporting régulier au Bureau.

Communiquer
Coordonner les supports de promotion avec le pôle communication et gérer les demandes de presse avec la directrice de la communication.

Organiser les journées de formation
Coordonner le comité de pilotage, la logistique, la communication et les inscriptions. Garantir les exigences Qualiopi et dresser le bilan de chaque journée.

Évaluer et améliorer
Piloter les enquêtes de satisfaction, rédiger les bilans et les présenter aux instances. Faire évoluer le cahier des charges avec le Groupe Congrès, actualiser les outils et participer à l'audit Qualiopi.

3.1 Formation

- Formation supérieure (Bac +3 à Bac +5) en gestion de projets événementiels, communication, gestion associative ou équivalent.

3.2 Expérience

- Expérience minimum de 5 ans en gestion de congrès, salons professionnels ou événements de grande ampleur (idéalement > 1 000 participants).
- Expérience du pilotage de prestataires externes et de la gestion de cahiers des charges événementiels.
- Une connaissance du secteur associatif, médical ou de la santé, et des soins palliatifs, est un atout apprécié.

3.3 Compétences techniques

- Maîtrise de la gestion de projet événementiel (rétroplanning, budget, indicateurs de suivi).
- Connaissance des outils de gestion des inscriptions en ligne et des plateformes d'événements hybrides.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et aisance avec le reporting chiffré.
- Maitrise de publication sur BO wordpress ou similaire, Canva et outils mailing
- Notions de négociation contractuelle et de suivi budgétaire.
- Connaissance des exigences de la formation professionnelle continue et du référentiel Qualiopi appréciée.
- La connaissance des enjeux d'éthique et de transparence liés au partenariat avec l'industrie de santé est un plus.

3.4 Savoir-être

- Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs interlocuteurs, éditions et échéances en parallèle.
- Excellent relationnel : capacité à représenter la SFAP auprès du prestataire, des présidents de congrès, des exposants et des intervenants.
- Réactivité et sang-froid dans la gestion des imprévus, notamment pendant les jours du congrès.
- Esprit d'équipe et adhésion aux valeurs de la SFAP : humanité et justesse dans l'accompagnement.
- Disponibilité accrue en amont et pendant les dates du congrès (y compris ponctuellement en soirée ou week-end).

La SFAP (Société Française d'Accompagnement et de soins Palliatifs) est une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, créée en 1990. Société savante pluridisciplinaire, elle fédère les principaux acteurs français des soins palliatifs, qu'ils soient professionnels libéraux, hospitaliers ou universitaires, ou bénévoles d'accompagnement. Son objectif est de favoriser le développement des soins palliatifs et l'accès à ces soins. Elle rassemble plus de 10 000 soignants (USP, EMSP, réseaux, HAD, LISP) et près de 350 associations d'accompagnement réunissant plus de 25 000 membres.

1. Contexte et finalité du poste

Chaque année, la SFAP organise son Congrès national, temps fort de la vie scientifique et associative en soins palliatifs. Il réunit environ 3 000 participants, dont 2 700 en présentiel et 300 à distance.

Le/la Chargé(e) de Congrès assure la conception, la préparation, la coordination, la réalisation et l'évaluation des congrès nationaux. Il/elle garantit leur continuité organisationnelle, scientifique et financière d'une édition à l'autre et pilote simultanément plusieurs éditions à différents stades d'avancement, selon le cahier des charges de la SFAP.

L'organisation opérationnelle est confiée à un prestataire événementiel externe (PCO) : logistique, inscriptions, exposants, plateforme hybride et prestations techniques. Le/la Chargé(e) de Congrès est l'interlocuteur(trice) de référence de ce prestataire. Il/elle pilote et contrôle la prestation (qualité, budget, calendrier) en cohérence avec les orientations de la SFAP.

Sur place, deux présidents de congrès pilotent le Groupe d'Organisation (GO) et le Groupe Scientifique (GS). Le/la Chargé(e) de Congrès anticipe l'organisation en amont, met en place ces groupes et les accompagne.

Chaque congrès se prépare sur trois ans :

- Congrès N+3 : recherche de site, étude de faisabilité, négociation des lieux, recherche des présidents locaux, présentation au CA.
- Congrès N+2 : accompagnement des présidents GO/GS, constitution de l'équipe locale, appel à communications et programme, budget prévisionnel.
- Congrès N+1 : organisation opérationnelle et logistique, liens avec les intervenants, gestion de l'édition, réalisation du congrès, évaluation, bilans financiers partenaires (bourses).

Le/la Chargé(e) de Congrès/événementiel organise aussi les journées de formation ponctuelles de la SFAP. Pour chacune, il/elle coordonne le comité de pilotage, gère la logistique, la communication et le suivi des inscriptions, et veille au respect des exigences Qualiopi. Ce travail se fait en lien avec les trois directions de la SFAP (administration et vie associative, communication/plaidoyer, scientifique).