Agent d'Accueil et d'Information H/F - Universite Grenoble Alpes
- Saint-Martin-d'Hères - 38
- CDD
- Universite Grenoble Alpes
Les missions du poste
Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
Présentation de la structure :
La Maison de la création et de l'innovation (MaCI), unité universitaire d'appui à la recherche (UUAR), est une plateforme technologique d'expérimentation. La MaCI dispose d'espaces et d'équipements de pointe permettant de développer de nouvelles pratiques de recherche, de formation, de coopération dans les domaines de l'innovation, la créativité et le design, la création artistique et la santé. Elle accueille des équipes et des projets de recherche pluridisciplinaires, en leur offrant un cadre structurant, des plateformes technologiques modulables et un appui technique adapté pour mener à bien leurs travaux. Pour en savoir plus sur la MaCI : https://maci.univ-grenoble-alpes.fr/fr
Missions principales :
Placé sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la MaCI, vous intégrerez une équipe de 11 personnes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les différentes équipes des plateformes expérimentales de la MaCI et serez également l'interlocuteur privilégié des services internes et notamment de la Direction du patrimoine de l'UGA. Vous aurez pour missions principales :
- accueillir, informer, orienter et accompagner les différents publics de la MaCI (étudiants, enseignants, chercheurs, partenaires et visiteurs), en garantissant un accueil de qualité, un service adapté à leurs besoins, un bon fonctionnement quotidien de la structure
- veiller au bon fonctionnement des espaces, des équipements et des dispositifs de sécurité, en lien avec les services compétents
- participer à l'organisation et au bon déroulement des événements accueillis à la MaCI
Activités :
Accueil et information :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner, orienter, accompagner les différents publics (communiquer en français et en anglais lorsque la situation l'exige)
Gestion administrative :
- Assurer la gestion du courrier, réceptionner les livraisons destinées aux structures hébergées à la MaCI
- Paramétrer les badges d'accès des usagers autorisés
Gestion des espaces et des réservations :
- Assurer le suivi et la validation des réservations des espaces via le logiciel ADE, vérifier le planning d'occupation des locaux
- Aider les utilisateurs dans l'utilisation des espaces et veiller au respect des conditions d'utilisation et des règles de sécurité
Gestion du matériel :
- Organiser et assurer le prêt du matériel, mettre à jour les tableaux de suivi des prêts, contrôler les sorties et les retours du matériel audiovisuel
Logistique et maintenance :
- Être le référent de premier niveau pour le bon fonctionnement des locaux
- Signaler les dysfonctionnements à la Direction Générale Déléguée Patrimoine et assurer le lien avec les services techniques internes et les prestataires extérieurs
Sécurité :
- Contrôler les accès au bâtiment et veiller à la circulation des personnes
- Superviser les procédures d'ouverture et de fermeture du bâtiment
- Réaliser un premier diagnostic en cas d'alerte et mettre en oeuvre les premières mesures adaptées
- Faire appliquer les consignes de sécurité, d'hygiène et les procédures en vigueur
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
Présentation de la structure :
La Maison de la création et de l'innovation (MaCI), unité universitaire d'appui à la recherche (UUAR), est une plateforme technologique d'expérimentation. La MaCI dispose d'espaces et d'équipements de pointe permettant de développer de nouvelles pratiques de recherche, de formation, de coopération dans les domaines de l'innovation, la créativité et le design, la création artistique et la santé. Elle accueille des équipes et des projets de recherche pluridisciplinaires, en leur offrant un cadre structurant, des plateformes technologiques modulables et un appui technique adapté pour mener à bien leurs travaux. Pour en savoir plus sur la MaCI : https://maci.univ-grenoble-alpes.fr/fr
Missions principales :
Placé sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la MaCI, vous intégrerez une équipe de 11 personnes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les différentes équipes des plateformes expérimentales de la MaCI et serez également l'interlocuteur privilégié des services internes et notamment de la Direction du patrimoine de l'UGA. Vous aurez pour missions principales :
- accueillir, informer, orienter et accompagner les différents publics de la MaCI (étudiants, enseignants, chercheurs, partenaires et visiteurs), en garantissant un accueil de qualité, un service adapté à leurs besoins, un bon fonctionnement quotidien de la structure
- veiller au bon fonctionnement des espaces, des équipements et des dispositifs de sécurité, en lien avec les services compétents
- participer à l'organisation et au bon déroulement des événements accueillis à la MaCI
Activités :
Accueil et information :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner, orienter, accompagner les différents publics (communiquer en français et en anglais lorsque la situation l'exige)
Gestion administrative :
- Assurer la gestion du courrier, réceptionner les livraisons destinées aux structures hébergées à la MaCI
- Paramétrer les badges d'accès des usagers autorisés
Gestion des espaces et des réservations :
- Assurer le suivi et la validation des réservations des espaces via le logiciel ADE, vérifier le planning d'occupation des locaux
- Aider les utilisateurs dans l'utilisation des espaces et veiller au respect des conditions d'utilisation et des règles de sécurité
Gestion du matériel :
- Organiser et assurer le prêt du matériel, mettre à jour les tableaux de suivi des prêts, contrôler les sorties et les retours du matériel audiovisuel
Logistique et maintenance :
- Être le référent de premier niveau pour le bon fonctionnement des locaux
- Signaler les dysfonctionnements à la Direction Générale Déléguée Patrimoine et assurer le lien avec les services techniques internes et les prestataires extérieurs
Sécurité :
- Contrôler les accès au bâtiment et veiller à la circulation des personnes
- Superviser les procédures d'ouverture et de fermeture du bâtiment
- Réaliser un premier diagnostic en cas d'alerte et mettre en oeuvre les premières mesures adaptées
- Faire appliquer les consignes de sécurité, d'hygiène et les procédures en vigueur
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Règles d'hygiène, de sécurité et sécurité incendie,Maîtriser les outils bureautiques de base ,Être apte à apprendre de nouveaux outils,Savoir accueillir, informer, orienter les usagers,Planifier son activité et respecter les délais,Gérer les priorités et les situations imprévues,Savoir travailler avec des interlocuteurs variés,Appliquer les procédures et les règles,Faire preuve de discrétion professionnelle
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences: Règles d'hygiène, de sécurité et sécurité incendie,Maîtriser les outils bureautiques de base ,Être apte à apprendre de nouveaux outils,Savoir accueillir, informer, orienter les usagers,Planifier son activité et respecter les délais,Gérer les priorités et les situations imprévues,Savoir travailler avec des interlocuteurs variés,Appliquer les procédures et les règles,Faire preuve de discrétion professionnelle
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).