Chargé·e d'Accueil Résidence Autonomie 17H30 - 35E - C.C.A.S. de Quiberon H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Un(e) Chargé(e) d'accueil pour la Résidence Autonomie Les Dunes (Foyer Logement) (17h30/35e)

Sous l'autorité directe de la Directrice du C.C.A.S et sous la responsabilité du (de la ) responsable de la résidence autonomie,

Accueil physique et téléphonique du public (résidents, familles, visiteurs, intervenants, prestataires) :
- Accueillir le public, renseigner, orienter et rassurer ;
- Identifier, gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Réceptionner, traiter et diffuser des informations ;
- Être à l'écoute des résidents et signaler toute situation particulière à la responsable de la Résidence ;

Secrétariat et suivi administratif de la Résidence :
- Gérer le courrier de la résidence et des résidents : enregistrement, distribution, envoi, classement, ;
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs, courriers, notes de suivi ;
- Contribuer au suivi des dossier administratifs des résidents ;
- Mettre à jour les tableaux de bord, outils de suivi et documents internes ;
- Assurer la gestion des stocks de fournitures et autres achats d la résidence (commandes, devis, ...) ;
- Gérer les dossiers des résidents (dossiers papiers et dématérialisés) ;
- Réaliser des travaux de bureautique ;
- Organiser le classement et l'archivage des documents ;
- Accompagner les résidents et/ou les familles dans les démarches administratives ;

Lien interne et coordination :
- Participer à l'organisation de la vie de la structure ;
- Relier les demandes des résidents aux équipes internes (animation, soignants, CCAS, ...)
- Coordonner les inscriptions aux repas, animations, ...
- Assurer une circulation fluide des informations et consignes,
- Signaler tout dysfonctionnement technique ou situation inhabituelle à la responsable ou Direction,
- Veiller au respect des règles d'acueil, de sécurité et de confidentialité,
- Respecter les consignes en cas d'alerte, d'urgence ou d'incident,

Vous assurez les missions annexes suivantes :

- Remplacement ponctuel des agents administratifs en leur absence et en fonction des nécessités de service.
- Possibilité de remplacé l'agent comptable en cas d'absence pour gérer les urgences comptables et d'effectuer la facturation des autres services.
- Participation ponctuelle à des évènements internes de la structure le week-end ou l'après-midi.

Compétences techniques :
- Connaissance des règles de base, du fonctionnement, des dispositifs et acteurs de l'action sociale
- Qualités rédactionnelles et organisationnelles,
- Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle,
- Très bonne maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire ;
- Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, outlook)

Compétences relationnelles :
- Bienveillance, patience et diplomatie,
- Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement d'un public fragilisé ;
- Capacité à réagir avec pertinence aux situations d'urgence ;
- Polyvalence, adaptabilité et réactivité

Qualités personnelles :
- Sens du service public,
- Rigueur, disponibilité et prise d'initiative,
- Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte.

Profil :
- Niveau Bac à Bac +2 dans l'administration, le secrétariat ou le domaine social souhaité ;
- Débutant accepté ;
- Une expérience sur un poste similaire, la connaissance de la comptabilité publique et une formation dans le champ de l'action sociale seraient appréciées.