Secrétaire Hospitalière - Hôpital de Jour de Médecine H/F - Hôpital Robert Debré

Missions Permanentes
La secrétaire hospitalière en hôpital de jour médecine :
8h30 - 16h
Accueil et placement des patients dans leur chambre + indiquer leur arrivée sur le tableau des infirmiers par un rond
Gestion de l'arrivée des patients sur orbis
Accueil et orientation des patients dans l'hôpital
Accueil téléphonique (ligne 42461) - renvoi des appels aux personnes concernées
Reprogrammation des annulations téléphoniques
Reprogrammation des annulations du jour
Programmation des demandes de RDV par les patients présents
Appels des patients du lendemain + commande d'ambulance du lendemain via PTAH - pour celle de 10h30 si donné tardivement
Gestion du courrier une fois par semaine (idéalement le jeudi ou vendredi)
Préparation des pochettes transparentes de la veille
Gestion des sorties de dossier des archives pour les demandes du jour
Gestion de l'enregistrement des dossiers infirmiers pour les archives + mise en ordre suivant la liste GDM 60/60
Aide à la programmation
Participation aux staffs des spécialités référentes et traitement de celui-ci
9h - 16h30 missions réparties lors d'absence d'une des secrétaires
Gestion de la boîte mail : traitements + rangements par spécialités + transmission des demandes spécifiques à la secrétaire référentes - pour celle de 8h lors d'absence
Programmation de toutes les spécialités (transmettre à la secrétaire référente si demandes spécifiques) - pour celles de 10h30 lors d'absence
Revue semaines paires : participation à sa préparation le mercredi en collaboration avec les infirmières de coordination et le médecin référent (ou le cadre si celui-ci est absent) + traitement de celle-ci avant le vendredi + envoi du mail des "TPO" aux diététiciennes et école de l'asthme le mercredi suivant - pour celle de 10h30 lors d'absence
Dossiers infirmiers triés et scannés à monter aux archives sur les semaines paires avant 11h30 - pour celle de 10h30 lors d'absence
Participation aux staffs des spécialités référentes + traitement de celui-ci
10h30 - 17h30
Programmation de toutes les spécialités
Revue semaines impaires : participation à sa préparation le mercredi en collaboration avec les infirmières de coordination et le médecin référent (ou le cadre si celui-ci est absent) + traitement de celle-ci avant le vendredi + envoi du mail des "TPO" aux diététiciennes et école de l'asthme le mercredi suivant
Dossiers infirmiers triés et scannés à monter aux archives sur les semaines impaires avant 11h30
Remplacement de la secrétaire de 8h à l'accueil pendant sa pause déjeuner, pendant son absence lors des staffs et après son départ à 15h30 (36)
Répartition du lendemain
Envoi (le vendredi) du listing des enfants d'hématologie de la semaine suivante, à l'HAD
Gestion de la sortie des dossiers transfusionnels le jeudi pour la semaine suivante
Participation aux staffs des spécialités référentes + traitement de celui-ci

SAVOIR FAIRE REQUIS

Expérience professionnelle
Stage ou expérience antérieure auprès d'enfants

Qualités professionnelles
Sens des responsabilités
Rigueur, intégrité, loyauté
Capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative,
Disponibilité, esprit d'équipe,
Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication
Respect d'autrui, sens du service public
Sens de la réserve,
Ouverture d'esprit et compréhension avec les familles et les professionnels


CONNAISSANCES ASSOCIEES

Connaissances ORBIS


PRE-REQUIS

Diplôme d'état d'auxiliaire de puériculture
Diplôme d'état d'aide-soignant