Gestionnaire Courrier H/F - Service Public

La direction de la communication est responsable de l'image et du rayonnement de la Présidence, et apporte un appui opérationnel à la communication du Président de la république. Le service Dialogue citoyen est chargé de la gestion des courriers, courriels et appels (enregistrement, numérisation et qualification), de la veille et de l'analyse sur l'action du Président. Il gère également les relations extérieures via son pôle communication directe (réponses aux sollicitations, invitations aux événements organisés par la Présidence).

Activités principales :
Sous l'autorité directe du responsable du Département Contact et Orientation, vous assurez la gestion matérielle quotidienne du courrier.
À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :

- Assurer la réception, le contrôle, le tri et la ventilation des courriers, plis et colis reçus par la Présidence ;

- Participer aux opérations de contrôle de sécurité des courriers et veiller au respect des procédures associées ;

- Assurer l'ouverture, la préparation et la répartition des correspondances destinées au Président de la République et à la Première dame ;

- Organiser la distribution des courriers nominatifs à destination des différents services et sites de la Présidence ;

- Assurer la gestion des flux de courriers et parapheurs entre le Département Contact et Orientation, le Palais de l'Élysée et les différents services ;

- Prendre en charge la mise sous pli, l'affranchissement et l'expédition des courriers et colis ;

- Veiller au bon fonctionnement et à l'entretien courant des équipements nécessaires au traitement du courrier ;

- Participer au respect des procédures relatives à la confidentialité, à la sécurité et à la destruction des documents ;

- Assurer le rangement et l'archivage quotidien des différents flux documentaires ;

- Renseigner et suivre les indicateurs et statistiques liés aux flux de courrier.
Activités annexes :

- Participer à la numérisation, à l'enregistrement et à l'orientation de certains courriers dans l'outil de gestion des correspondances Admimail ;

- Assurer la gestion des fournitures et consommables du site : suivi des stocks, inventaire et commandes ;

- Assurer la bonne tenue des espaces partagées du service (Salle d'archive, local photocopieur, espaces de convivialité) ;

- Participer à toutes opérations au sein du Département rendues nécessaires par l'actualité.

SAVOIR-FAIRE

- Sens du service ;
- Fiabilité et ponctualité ;
- Réactivité ;
- Autonomie ;
- Sens pratique ;
- Très bon relationnel ;
- Polyvalence ;
- Savoir rendre compte ;
- Bonne maîtrise de l'outil informatique (e-mail, Excel).

QUALITÉS REQUISES

- Discrétion et confidentialité ;
- Loyauté ;
- Capacité à travailler dans un environnement exigeant et à respecter des procédures précises.