Gestionnaire Administratif·ve H/F - Université Paris Cité

La direction générale déléguée en charge des Ressources Humaines et des Organisations propose et met en oeuvre la politique des ressources humaines de l'établissement. Elle a pour vocation d'accompagner le changement, avec pour préoccupation majeure de mettre en cohérence la stratégie de l'établissement, les parcours professionnels des agents et l'amélioration du bien-être au travail pour tous.

Elle est constituée de quatre directions déléguées (développement RH, Pilotage RH, qualité de vie au travail et accompagnement social, gestion individuelle et collective). Organisée en réseau, elle travaille en étroite collaboration avec les interlocuteurs facultaires portant la fonction RH (Santé, Sciences et Société et Humanité).

La DGDRHO, composante de la direction générale des services, est composée à ce jour d'environ 170 collaborateurs.

A hauteur de 50 % de l'activité :
- Prise en charge et traitement des factures liées au remboursement des frais médicaux suite à la reconnaissance d'accident du travail et/ou de maladie professionnelle, en lien avec le pôle de gestion financière (agence comptable)
- Prise en charge et traitement des factures liées aux remboursement des médecins agrées sollicités dans le cadre des congés imputables au service, des congés longue maladie, des congés longue durée et des congés de grave maladie.
- Traitement des remboursements des médecins traitants dans le cadre des demandes de temps partiel thérapeutique
A hauteur de 50 % de l'activité, sur des missions réparties à diverses périodes de l'année :
- Mettre à jour les comptes Net entreprise des agents de gestion sur le site des Grands-Moulins
- Transmettre les factures France Travail aux services de l'agence comptable et pilotage MS
- Mettre à jour les appels à cotisation annuelle de l'ACMS en lien avec l'assistante du Médecin de prévention et le pilotage MS.
- Assurer le circuit des parapheurs entre les différents services intersites, notamment ceux provenant du site des Grands Moulins vers le site Odéon.
- En coordination avec l'assistante de direction, traiter et suivre les mails, redistribuer les mails arrivés sur l'alias drh
- En coordination avec l'assistante de direction, gérer le fonctionnement matériel et organisationnel de la direction : réservation de salles et de matériel, commande de fournitures, logistique
- En coordination avec l'assistante de direction, mettre à jour les listes de diffusion encadrants et personnels de la direction et les alias - Référente numérique de la direction

- En coordination avec la référente congés de la DGD RHO, aider au suivi des congés sur Ohris
- Assurer le suivi des Comptes Epargne Temps (CET) en lien avec la Gestion Collective BIATSS
- Assurer le suivi des campagnes d'avancement LA/TA en lien avec la Gestion Collective BIATSS
- Assurer le suivi des campagnes de télétravail tout au long de l'année pour l'ensemble des agents de la DGDRHO

- Tenir l'agenda, en l'absence de l'assistante de direction
- Trier et répartir le courrier, en l'absence de l'assistante de direction

Connaissances:

- Secrétariat avancé
- Accueil téléphonique et présentiel
- Techniques de gestion administrative
- Maîtrise de l'ensemble du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférences...)
- Environnement de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Lien étroit avec les Doyens, VP, DGS, Présidence

Savoir-faire - Compétences opérationnelles:

- Anticiper les problèmes opérationnels, techniques et humains
- Analyser les besoins, connaître et utiliser les éléments de base en management des ressources humaines
- Avoir l'esprit d'équipe, adaptabilité
- Capacité d'expression écrite et orale
- Concevoir un tableau de bord

Savoir-être - Compétences comportementales:

- Savoir organiser son activité en tenant compte des priorités, des contraintes et des échéances
- Savoir travailler dans l'urgence et respecter les délais
- Être rigoureuse, réactive et autonome
- Disposer de facultés d'adaptation, d'écoute, d'analyse et de synthèse
- Avoir une bonne aisance relationnelle
- Garantir la confidentialité des informations et des données
- Avoir le sens de l'écoute, de la diplomatie
- Savoir rendre compte et être force de proposition
- Avoir le sens des responsabilités