Gestionnaire Administratif CDD - Musée des Arts et Métiers H/F - Conservatoire National des Arts et Metie

CDD jusqu'au 08/04/2027.

Le Musée des Arts et Métiers a été créé en 1794 par la Convention à l'instigation de l'abbé Grégoire, pour « perfectionner l'industrie nationale ». Le Musée s'est développé aux 19e et 20e siècles et a été rouvert en 2000 après une profonde rénovation. Il conserve 80 000 oeuvres.

Le poste est rattaché au Département des collections et de la recherche du musée des arts et métiers.

Activités principales

Coordination administrative et logistique du département des collections

- Organiser, centraliser les demandes, gérer les rendez-vous du chef de département, préparer les ordres du jour pour les réunions transversales, rédiger les compte-rendu ;
- Diffuser les informations en interne et externe ;
- Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courriers) de l'activité du service et des manifestations/évènements (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
- Elaborer et mettre en place des outils de gestion administrative, de suivis de processus et de documents pour améliorer le fonctionnement du département (planning, tableau de bord des dépenses, espaces partagés) en lien avec le chef du département des collections ;
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, traitement des demandes (réponse ou orientation).

Gestion et suivi du budget en relation avec les services financiers du Musée des arts et métiers et du Cnam

- Tenir le budget du département en dépenses (AE/CP) et alimenter les différents supports administratifs d'exécution budgétaires ;
- Assurer la gestion financière du département : suivi des engagements et des dépenses selon la conformité et les procédures administratives (constitution des dossiers, transmission, saisie sur SIFAC, réception des commandes et contrôle CSF, relation directe avec les fournisseurs et en lien avec les demandeurs d'achat) ;
- Suivi des factures en lien avec les chefs de service ;
- Préparer les réunions mensuelles de suivi de la consommation du département ;
- Contrôler les actes de gestion et prévention des contentieux : instruction des dossiers administratifs et financiers en vérifiant la conformité réglementaire du Cnam ;
- Suivre l'évolution réglementaire.
- Assurer une veille dans le cadre de son activité

Informations complémentaires et conditions de travail

- Temps de travail : 37h30 par semaine
- 44 jours de congés + 13 RTT sur une année universitaire (du 01/09 année N au 31/08 année N+1), à proratiser selon la durée du contrat
- Télétravail : oui, possible à raison d'1 jour par semaine après 1 mois d'ancienneté
- Gestion de projet : non

Experience: Débutant accepté

Compétences: Principes de base en comptabilité,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.