Office Manager H/F - Chazottes Architectes Associes

Pour accompagner la croissance du cabinet et structurer nos méthodes, nous créons un poste central d'Office Manager mêlant gestion administrative, pilotage de l'activité et développement. Vous serez un véritable point d'appui pour le dirigeant et les équipes : organisation, fluidité interne, suivi, relation clients/partenaires, et rayonnement de l'agence.
Vous interviendrez sur des sujets très variés, au contact direct des projets et des personnes, avec un rôle concret et visible dans le bon fonctionnement et le développement de la structure.

Rôles au quotidien
1) Administration & gestion de l'agence
Vous assurez la gestion courante et la bonne tenue de l'organisation interne :
- Gestion administrative : courrier, fournitures, classement, suivi des documents, mise en forme
- Accueil : physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs
- Organisation : prises de rendez-vous, gestion des agendas, coordination logistique
- Suivi administratif et comptable (en lien avec les process internes) : facturation, relances, suivi des paiements, préparation des éléments nécessaires
2) Suivi administratif des projets (avant / pendant / après)
Vous êtes l'interface qui sécurise et facilite le parcours projet :
- En amont : constitution des dossiers administratifs, collecte des pièces, préparation des éléments de candidature
- Pendant : suivi de la communication projet, facturation, mise à jour des tableaux de bord, coordination des informations
- Après : participation à la fidélisation (retours d'expérience, suivi relationnel, maintien du lien)
3) Développement & communication
Vous contribuez activement au rayonnement et à la croissance, notamment sur les marchés de bailleurs sociaux :
- Prospection & développement : identification d'opportunités, suivi de contacts, relances, organisation de rendez-vous
- Réponses aux appels d'offres : préparation administrative, constitution des pièces, mise en cohérence des dossiers
- Communication : mise à jour des supports, valorisation des projets, actualités de l'agence (selon outils en place)
4) Événementiel & relations
Vous pilotez la dimension événementielle, véritable levier de lien et de visibilité :
- Conception et organisation d'événements culturels au sein des locaux (clients/partenaires)
- Organisation d'événements "hors les murs" : déplacements, dîners d'affaires, rencontres professionnelles
- Présence le jour J, accueil, coordination, suivi post-événement

Missions principales (synthèse)
- Gestion courante (dont suivi comptable / facturation)
- Accueil téléphonique et physique
- Conduite administrative des projets (dossiers, suivi, facturation)
- Mise à jour des tableaux de bord et du calendrier de suivi
- Réponses aux appels d'offres (volet administratif)
- Communication (supports, actualités)
- Pilotage et développement de l'événementiel (sur site et hors site)

Profil & qualités attendues
Vous aimez être au coeur de l'action, coordonner, structurer et représenter l'agence.
- Excellent relationnel et présentation soignée
- Réactivité, sens du service, disponibilité
- Rigueur et sens de l'organisation (priorisation, suivi, deadlines)
- Aisance rédactionnelle (mails, dossiers, supports)
- Fibre commerciale (contact, relance, développement)
- Autonomie et prise d'initiative
- Polyvalence et adaptabilité (missions variées, contextes changeants)
- 1 an d'expérience sur un poste similaire

Experience: 1 An(s)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités d'architecture