Assistant Chargé de l'Accueil et du Secrétariat H/F - Mairie

Vous serez rattaché(e) à la direction de l'action artistique, auprès de laquelle vous assurez sous la responsabilité de la direction de l'action artistique, l'accueil et la gestion administrative de la Maison des Arts et de la Musique.

Vos missions seront les suivantes :
Gestion du secrétariat et suivi administratif
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers,
- Assurer le suivi pédagogique des élèves (saisie des absences, notifications aux familles, .)
- Gère administrativement les agents en lien avec la direction des Ressources Humaines (congés, absences, formation, visites médicales, .),
- Assurer le suivi administratif des actions artistiques,
- Participer aux réunions pédagogiques : rédaction de comptes rendus et des procès-verbaux,
- Gérer le parc instrumental (location des instruments, suivi de l'entretien auprès des prestataires, mise au rebut, .),
- Gérer administrativement et informatiquement les dossiers d'inscription des élèves,
- Gérer les plannings (réservation de salles, cours, .),
- Assurer le suivi administratif de la résidence d'artistes
Référente comptable
- Assure l'exécution budgétaire du service (bon de commande, remboursement des familles, .) sous couvert de la Directrice de l'établissement,
- Assure la tenue de la régie de recettes,
- Gère les participations du Département et de la Région (Pass Jeunes 76, Atouts Normandie)
Missions ponctuelles
- Participer aux différentes actions culturelles et manifestations artistiques municipales, forum des associations

Conditions
Poste à temps non complet 50 %
Horaires annualisés
Présence pendant les périodes scolaires et deux semaines de préparation administrative pendant les vacances scolaires) avec une présence en fin de journée.
- Lundi : 14h - 18h
- Mardi : 14h - 20h
- Mercredi : 9h - 12h / 13h30 - 18h30
- Jeudi : repos
- Vendredi : 15h30 - 18h30
Les congés annuels sont imposés sur les vacances scolaires

Experience: 1 An(s)

Compétences: Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.