Coordonnateur Administratif du Pôle Gestion des Contrats H/F - Gip-Fcip

Le Groupement d'intérêt public-formation continue et insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l'Académie de
Versailles a pour objet le développement d'une coopération concertée au niveau de l'académie dans les domaines de la formation tout au long de la vie et de l'insertion professionnelle.
En appui de la politique de développement et de l'accompagnement de la formation professionnelle portée par la Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue - Site Versailles (DRAFPIC-SV), le GIP-FCIP gère, pour l'académie de Versailles, les activités des structures et dispositifs suivants :

- le Centre Académique de Formation Continue (CAFOC)
- le Centre de Formation des Apprentis (CFA académique)
- le Dispositif Académique Bilan et Mobilités (DABM)
- le Dispositif Académique de Validation des Acquis d'Expérience (DAVA)
- les Fonds Européens Structurels et d'Investissement (FESI)
- les Instituts de Formation des Aides-Soignants et Auxiliaires de Puériculture (IFAS/IFAP)
- le service Développement et Appel d'Offres (DEV/AO)

Missions :
Le Coordonnateur du pôle gestion des contrats du GIP-FCIP de l'académie de Versailles est placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative du service apprentissage (N+1) et sous l'autorité hiérarchique du directeur du GIP-FCIP (N+2).

DESCRIPTIF DU POSTE :
- Superviser et coordonner le pôle « gestion administrative des contrats » et assurer le lien avec la responsable de service et la Direction des Affaires financières, sur le volet facturation.
- Assurer la formation des nouveaux arrivants pour les gestionnaires de contrats et les référents UFA.
- Coconstruire le plan de formation des gestionnaires et des référentes avec la responsable de service (formations métiers pour les agents en poste et les nouveaux arrivants).
- Être l'interlocuteur privilégié de l'éditeur YMAG pour les problématiques liées aux contrats (suivi du ticketing).
- Assurer la mise à jour, la gestion et l'information relatives au portail NET CANDIDAT ainsi que la mise en relation avec le réseau des GRETA.
- Suivre les personnels du pôle gestion des contrats (suivi RH hors entretiens annuels) avec co-animation des réunions d'équipe et entretiens multithématiques, suivi du temps de travail / absences, participation au recrutement et à l'intégration au GIP, transmission des consignes RH / sécurité ou liées à la réglementation métier.
- Assurer le suivi et la gestion des enquêtes réglementaires (SIFA, DGESCO.).
- Etablir et assurer le suivi des cartes d'étudiant des métiers des apprentis en lien avec les services et organismes concernés.
- Gérer les dispositifs d'aide et d'accompagnement des apprentis, notamment la Prime Région et les dispositifs liés au 1er équipement.
- S'assurer de la réalisation des heures réglementaires dues aux apprentis et réaliser la veille réglementaire de l'apprentissage. (Abonnement centre info et AEF info).
- Mettre en oeuvre les procédures qualité appliquées à l'activité et être force de proposition dans le cadre de l'amélioration continue.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Maîtrise le cadre réglementaire de l'apprentissage,Coordination et animation d'équipe,Maîtrise en gestion administrative des contrats,Pédagogie,Sens de l'écoute et de la communication,Rigueur, organisation,Disponibilité, fiabilité,Connaissance de la facturation,Maîtrise du logiciel YPAREO,Autonomie

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.