Secrétaire - Assistante de Direction H/F - Avenir Apei

Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, Avenir Apei recrute une secrétaire / assistante de Direction pour son siège à Carrières sur seine.

Sous l'autorité de la Présidence et de la Direction générale de l'association, vous avez en charge le secrétariat courant et les différentes tâches administratives liées à l'activité du Siège de l'association.

Vos activités principales sont les suivantes :

1- Secrétariat du président

• Gestion et coordination des agendas du Président et de la Direction Générale
• Interface avec les administrateurs, directeurs et partenaires (associations, familles, collectivités, élus, etc.)
• Organisation et suivi des instances associatives : bureaux, conseils d'administration, assemblées générales (convocations, émargement, préparation des dossiers et rédaction des comptes-rendus)
• Préparation des dossiers, rapports et documents de présentation
• Suivi administratif des projets associatifs et organisation des manifestations
• Gestion et mise à jour des bases de données associatives, groupes Outlook et coordonnées des contacts
• Gestion administrative des adhérents et donateurs : campagnes de communication, suivi des données, envoi des reçus fiscaux et courriers de remerciement
• Mise en forme et création de documents sous Word, Excel et PowerPoint
• Recherche et suivi des délibérations et décisions des instances associatives
• Coordination avec le service comptable pour le suivi et la validation des factures
• Gestion des chèques

2- Secrétariat du directeur général

• Gestion de l'agenda du directeur général
• Interface avec les directeurs et les partenaires (administrations, associations, familles, etc.)
• Participation aux réunions de direction générale : ordre du jour, convocation, compte-rendu
• Préparation des dossiers et rapports en collectant et mettant à disposition les documents nécessaires

3 - Communication

• Collaborer à la communication interne et externe
• Collaborer à l'élaboration du magazine interne

Compétences en gestion administrative d'une association

Maitrise des logiciels bureautiques

Très bonnes capacités d'expression orale et écrite

Rigueur, dynamisme, sens de l'organisation

Sens de l'anticipation

Aptitude au travail en équipe

Confidentialité et réserve professionnelle