Secrétaire de Direction H/F - Service Public
- Toulouse - 31
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
Le poste est à pourvoir aux services centraux du Crous de Toulouse-Occitanie.
L'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la direction générale de l'établissement, il / elle est placé(e) sous l'autorité de la directrice de cabinet.
Effectif du service : 5 personnes : Directrice générale, Directrice adjointe, Directrice de cabinet, 1 Assistante de direction, 1 Secrétaire de direction
Activités principales :
Le ou la secrétaire de direction exécute un ensemble d'activités d'accueil et de secrétariat, au sein du Cabinet, qui concourent au bon fonctionnement de la Direction générale du Crous de Toulouse - Occitanie.
Il/elle est chargé(e) de :
- Accueillir, orienter et renseigner le public.
- Organiser le planning de la direction générale.
- Gérer le courrier.
- Filtrer les sollicitations.
- Traiter (collecter, classer et mettre à jour) et transmettre l'information.
- Organiser des déplacements professionnels.
- Préparer et organiser des réunions.
- Rédiger et saisir des documents numériques et compte rendu-de réunion.
- Classer, archiver.
- Suivre les parapheurs.
Activités secondaires :
- Classer, archiver.
- Suivre la circulation des parapheurs.
- Prendre en charge des dossiers ponctuellement.
Le profil recherché
Compétences :
- Maîtriser les outils bureautiques
- Avoir une aisance rédactionnelle et relationnelle.
- Savoir prioriser les urgences
- Maîtriser la gestion administrative
- Aptitudes à travailler divers dossiers en simultané
- Modalités d'accueil
Compétences opérationnelles :
- Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie
- Savoir planifier et respecter des délais
- Capacité à rendre compte
- Appliquer des procédures et des règles
- Accueillir et prendre des messages
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Dynamisme et polyvalence
- Rigueur / fiabilité
- Qualités relationnelles
- Disponibilité liée à variabilité éventuelle des horaires de travail
- Réactivité
- Capacité d'adaptation
- Nécessité de confidentialité et de discrétion liées à la nature du poste.