Assistante de Direction H/F - Direction Générale de la Santé (DGS)

La sous-direction de la politique des produits de santé et de la qualité des pratiques et des soins (SDPP) contribue à la définition et à la mise en oeuvre des politiques visant à l'amélioration de la qualité et de la sécurité des pratiques et des soins, des politiques relatives aux produits de santé notamment en ce qui concerne les médicaments à usage humain ou vétérinaire, les dispositifs médicaux et les dispositifs médicaux in vitro et les produits et éléments du corps humain.

La sous direction veille à faciliter l'accès des patients aux médicaments innovants qui leur sont nécessaires, en ville et en établissements de santé, définit les populations les plus susceptibles d'en bénéficier et contribue à la définition de leurs modalités de financement.
Elle intègre les impératifs d'impact en termes de santé publique dans les processus décisionnels pour la prise en charge des médicaments et veille à l'adéquation des circuit de distribution des médicaments et leur sécurisation aux besoins des patients.

La SDPP est composée de 61 agents répartis en 4 bureaux :
1° Le bureau de la qualité des pratiques et des soins et biologie médicale (PP1) ;
2° Le bureau du médicament (PP2) ;
3° Le bureau des dispositifs médicaux et des autres produits de santé (PP3) ;
4° Le bureau de la bioéthique et des éléments et produits du corps humain (PP4).

Corps / Grade : C

Finalité du poste :
Apporter pour l'ensemble de la sous-direction un appui administratif garantissant la bonne organisation de la structure, la circulation des informations et le suivi des dossiers en cours

Activités principales :
Assistante de la sous-directrice de la politique des produits de santé et de la qualité des pratiques et des soins et de ses 2 adjoints et du bureau PP4 "Bioéthique, élément et produits du corps humain". Les missions principales sont le suivantes :
- Accueil téléphonique, réceptionner, filtrer et orienter les appels
- Mise à jour des annuaires et organigramme
- Organisation de réunions avec les entités de la direction et des partenaires extérieurs avec réservation de salle le cas échéant
- Gestion des ordres de mission et des états de frais de déplacement des agents de la sous-direction (CHORUS-DT)+ CAPADD
- Gestion des circuits PEGASE avec :
* attribution des numéros de courriers, traitement des courriers « arrivé » et « départ »,
* Enregistrement chronologique
* Suivi des courriers transmis dans le circuit interne de signature et suivi des visas internes
* Traitement et enregistrement des commandes « cabinet »
* Clôture des commandes cabinet sous PEGASE
- Gestion des agendas de la sous-directrice, des 2 adjoints de la sous-direction et, en tant que besoin, des 3 chargés de mission agences placés auprès de la sous-directrice
-gestion des tableaux de suivi
- Référent principal SOLON : envoi des textes à la publication au JO pour la DGS
- Référent principal CIRCULAIRE.GOUV.FR : dépôt des circulaires sur le site du Premier Ministre
- Gestion des circuits QE/CP : enregistrement - traitement - suivi - relance
- Organisation de la permanence du secrétariat de sous-direction pendant les périodes de congés

En outre, l'assistante de direction est chargée pour la Commission d'évaluation et de contrôle et d'évaluation de l'aide à mourir, d'assurer :
o Le soutien administratif général au secrétariat général
o Le suivi des indemnisations pour les membres de la commission et les experts extérieurs
o L'organisation des réunions de la commission, en formation plénière ou pour des échanges avec des professionnels de santé.

Autres activités : Participer à la coordination lorsqu'un projet de loi est porté par la sous-direction.

Connaissances :

- Environnement institutionnel et administratif : E
- Techniques administratives et bureautiques : E
- Systèmes de classement et d'archivage : M
- Maitrise de l'outil informatique traitement de texte, powerpoint, excel : M

Savoir-être :

- Travailler en autonomie ***
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de L'organisation ***
- Faire preuves de discrétion professionnelle ***
- Maitrise de l'outil informatique **
- Faire preuve de réactivité ***

Savoir-faire :

- L'agent doit savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d'autres agents et être référent dans le domaine (niveau 4 du dictionnaire des compétences)
- L'agent met en oeuvre la compétence de manière régulière, peut corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat
- L'agent doit savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, et savoir repérer les dysfonctionnements
- L'agent doit disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus