Chargé Accueil Secrétaire Administrative H/F - AFEC
- Maisons-Laffitte - 78
- CDD
- AFEC
Les missions du poste
À propos du poste
Le Groupe AFEC, organisme de formation reconnu depuis plus de 50 ans, recrute un ou une secrétaire chargée d'accueil sur son site de Maisons Laffitte.
Le poste de secrétaire prend en charge le standard téléphonique pour accueillir et renseigner les demandeurs de formation, transférer les appels et prend également en charge l'accueil physique de l'agence.
- Standard téléphonique, l'accueil téléphonique et physique des bénéficiaires, des stagiaires et des tiers. -- Réponses aux informations, pour les demandes des salariés, des particuliers, aux entrées en formation qualifiante et suivi commercial
- Actions de relances téléphoniques pour inscriptions et confirmations d'inscriptions du public sur les actions de formation, notamment dans le cadre des visas
- Tâches administratives demandées (notamment tri, classement et rangements des documents relatifs à l'activité de l'antenne et de ses sites, saisie de CR, de courriers.)
- Archivage numérique
- Préparation et réalisation des différents documents relatifs aux stagiaires (convocation, attestation d'entrée et de fin de formation, éventuellement livret stagiaire et livret entreprise, déclarations auprès des organismes rémunérateurs
- Saisie sur plateformes financeurs
- Collecte d'informations pour appui aux appels d'offres.
- Saisie des demandes d'informations en appels entrant dans le CRM.
- Veille à la bonne tenue des locaux, et alerte en cas de dysfonctionnement.
Les missions confiées au salarié sont évolutives et ne constituent pas une liste exhaustive, d'autres interventions en lien avec sa fonction peuvent lui être confiées.
Profil recherché
Vous êtes :
- Bienveillant(e), patient(e) et à l'écoute
- Responsable, rigoureux(se) et organisé(e)
- À l'aise dans le travail en équipe
- A l'aise dans la gestion des conflits
- Soucieux de l'image de l'entreprise
Vous maitrisez parfaitement e français aussi bien à l'écrit qu'à l'oral
Avantages
- Mutuelle Passe Navigo à 50%
- Management de proximité, vous serez accompagné (e) par la coordinatrice pédagogique et la déléguée d'agence
Parcours d'intégration à nos outils et process
Type d'emploi : CDD à temps partiel en présentiel
Lieu : Maisons Laffitte
Horaires: 9h/17h du lundi au vendredi
Le profil recherché
Experience: 24 Mois
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de secrétariat,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer des réclamations et litiges,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
Langues: Français souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de secrétariat,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer des réclamations et litiges,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
Langues: Français souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.