Secrétaire Gestionnaire en Charge de la Logistique et de Suivi des Réservations des Salles... H/F - Communes

CONTEXTE ET FINALITE DU POSTE :
Au sein du service Animation, placé(e) sous l'autorité directe du responsable de service Evénementiel, le (la) chargé(e) de logistique et de suivi de réservation des salles municipales a pour mission de seconder le responsable des salles municipales dans le suivi des réservations des salles municipales. Il veille également à la gestion, au suivi et au transport de tout le matériel événementiel : mobilier, boissons, signalétique... Pour finir, il soutient le service Evénementiel lors de tous ces événements et en particulier pour l'accueil des cirques, des braderies et des fêtes foraines.
ACTIVITES DU POSTE :
Activités :
SUIVI DES RESERVATIONS DES SALLES MUNICIPALES (en lien avec le responsable des salles municipales) :
Prendre contact avec les associations et services pour qualifier leur demande.
Veiller au respect des deadlines.
Rédiger les conventions de prêt.
Accueillir les associations et services pour la signature de leur convention.
GESTION ET SUIVI DU MATERIEL DU SERVICE EVENEMENTIEL :
Gérer le matériel en coordonnant les entrées et sorties.
Veiller au bon rangement du matériel.
Réaliser les inventaires (boissons des spectacles seniors, bâches, écocups, bracelets...).
Passer les commandes et les vérifier.
Gérer le lavage du matériel en lien avec le service Intérieur (écocups, housses de table etc..).
Assurer la gestion du matériel de communication événementielle (pose de calicots, plumes...) et relayer les besoins auprès du service Communication.
SOUTIEN LOGISTIQUE, TECHNIQUE ET OPERATIONNEL SUR LES EVENEMENTS :
Chargement, transport, montage, démontage, déchargement, stockage et rangement du matériel événementiel.
Accueil des prestataires.
Participation aux différents événements mis en place par le service.
Relais et soutien sur les événements organisés par le service et principalement l'accueil des cirques, fêtes foraines et braderies.
Relations fonctionnelles :
Echanges réguliers avec le gestionnaire des salles municipales du service Evénementiel.
Relations régulières avec les services, les associations et autres partenaires qui utilisent les salles municipales.
Echanges fréquents avec le responsable du service Evénementiel.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o059261007000674-secretaire-gestionnaire-charge-logistique-suivi-reservations-salles-municipales?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

COMPETENCES REQUISES POUR EXERCER LE POSTE :
Savoir :
Gestion de stocks.
Méthodes et outils de planification.
Savoir-faire :
Capacité d'adaptation aux différents publics rencontrés.
Sens du service public et de l'accueil.
Savoir-être :
Discrétion professionnelle et confidentialité.
Sens du service public et de l'accueil.
Sens développé du travail en équipe.
Autonomie dans le travail, rigueur, organisation.
Réactivité et disponibilité.
Qualités relationnelles.
CONDITIONS ET MODALITES D'EXERCICE :
Moyens à disposition (matériel nécessaire) : Ordinateur / ligne téléphonique.
Equipement de protection individuel : oui
Si oui, à préciser : chaussures de sécurité, gants de manutention, pantalon de travail.
Facteurs de pénibilité : Fréquente station debout prolongée, port de charges lourdes.
Lieu de l'activité : Bureau principalement.
Déplacements (type et fréquence) : Ponctuels.
Conditions de l'activité : Travail au bureau, selon les événements, disponibilité soir, week-end et jours fériés.
Poste télétravaillable (sous réserve de l'accord hiérarchique / organisation de service) : oui
Temps de travail (amplitude / cycle) : 38h/semaine sur 4,5 jours, amplitude variable en fonction des événements.
NBI : Non
Cadre d'emploi : Adjoint administratif.