Gestionnaire Administratif H/F - Service Public
- Mende - 48
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
Le service départemental à la Jeunesse, à l'Engagement et aux Sports (SDJES) est rattaché depuis le 1er janvier 2021 à la direction des services départementaux de l'éducation nationale de la Lozère (DSDEN 48), composée de 70 agents.Au 1er septembre 2026, ce service est composé de 8 ETP dont 6 ETP de catégorie A : 1 chef de service, 1 attaché principal, 2 professeurs de sport, 2 conseillers d'éducation populaire et de jeunesse.Il comprend également 2 ETP administratif (dont le présent poste) sur des fonctions de réponse aux demandes des usagers, d'appui aux cadres et de support.Les missions des agents s'articulent autour des 4 missions thématiques du service : Vie associative ; Jeunesse ; Sports ; Engagement
DESCRIPTION DU POSTE:
Finalitédu poste: Concourir au bon fonctionnement du service par une appréhension efficace de l'information, un appui administratif adapté aux personnels du SDJES et un accueil des usagers et de leurs demandes.
Missions et activités principales:
1/ MISSIONS COMMUNES AVEC LE SECOND POSTE ADMINISTRATIF DU SERVICE : Assurer la continuité de service
> Appui dans l'organisation quotidienne du travail et la coordination des ressources
- suivi de la messagerie du service
- capitalisation et mutualisation des connaissances
- coordination des ressources ; rôle d'interface avec les usagers, appui à la planification collective (suivi et alertes sur les principales échéances), mise en forme et valorisation des supports écrits, gestion des archives.
> Support administratif aux missions du service:
- soutien opérationnel dans la mise en oeuvre des missions
- accompagner les usagers dans la complétude administrative (dossiers de subvention, télédéclarations, conventions)
2/ MISSIONS SPECIFIQUES AU POSTE
1. Soutien aux missions Vie associative et appui au CEPJ / DDVA :
- gestion administrative de la campagne annuelle du FDVA 1 et 2: Complétude des dossiers, cohérence des informations, communication avec les porteurs de projet, secrétariat du collège départemental.
- gestion des agréments JEP (renouvellement et nouvelles demandes)
- Suivi administratif des postes FONJEP: mise à jour de la plateforme dédiée, élaboration des conventions et suivi des évaluations triennales.
- Suivi administratif du déploiement du Réseau GUID'ASSO
2. Soutien aux missions Jeunesse et appui au CEPJ:
- gestion administrative des accueils collectifs de mineurs (ACM) : suivi des déclarations sur la plateforme dédiée GAM/TAM, information et assistance aux usagers dans le dépôt des déclarations
- suivi administratif des formations BAFA-BAFDsur la plate-forme dédiée. Suivi du dispositif BAFA 48.
- gestion administrative des politiques éducatives locales
3. Contribuer aux actions de communication du service
> Autorité hiérarchique / fonctionnelle
- Chef du service à la Jeunesse, à l'Engagement et aux Sports
- Gestionnaire catégorie B du SDJES
> Spécificités du poste
- Importantes marges d'autonomie : planification et organisation du travail.
- Interlocuteurs : servi
DESCRIPTION DU POSTE:
Finalitédu poste: Concourir au bon fonctionnement du service par une appréhension efficace de l'information, un appui administratif adapté aux personnels du SDJES et un accueil des usagers et de leurs demandes.
Missions et activités principales:
1/ MISSIONS COMMUNES AVEC LE SECOND POSTE ADMINISTRATIF DU SERVICE : Assurer la continuité de service
> Appui dans l'organisation quotidienne du travail et la coordination des ressources
- suivi de la messagerie du service
- capitalisation et mutualisation des connaissances
- coordination des ressources ; rôle d'interface avec les usagers, appui à la planification collective (suivi et alertes sur les principales échéances), mise en forme et valorisation des supports écrits, gestion des archives.
> Support administratif aux missions du service:
- soutien opérationnel dans la mise en oeuvre des missions
- accompagner les usagers dans la complétude administrative (dossiers de subvention, télédéclarations, conventions)
2/ MISSIONS SPECIFIQUES AU POSTE
1. Soutien aux missions Vie associative et appui au CEPJ / DDVA :
- gestion administrative de la campagne annuelle du FDVA 1 et 2: Complétude des dossiers, cohérence des informations, communication avec les porteurs de projet, secrétariat du collège départemental.
- gestion des agréments JEP (renouvellement et nouvelles demandes)
- Suivi administratif des postes FONJEP: mise à jour de la plateforme dédiée, élaboration des conventions et suivi des évaluations triennales.
- Suivi administratif du déploiement du Réseau GUID'ASSO
2. Soutien aux missions Jeunesse et appui au CEPJ:
- gestion administrative des accueils collectifs de mineurs (ACM) : suivi des déclarations sur la plateforme dédiée GAM/TAM, information et assistance aux usagers dans le dépôt des déclarations
- suivi administratif des formations BAFA-BAFDsur la plate-forme dédiée. Suivi du dispositif BAFA 48.
- gestion administrative des politiques éducatives locales
3. Contribuer aux actions de communication du service
> Autorité hiérarchique / fonctionnelle
- Chef du service à la Jeunesse, à l'Engagement et aux Sports
- Gestionnaire catégorie B du SDJES
> Spécificités du poste
- Importantes marges d'autonomie : planification et organisation du travail.
- Interlocuteurs : servi
Le profil recherché
COMPÉTENCES ATTENDUES :
Connaissances :
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Techniques de rédaction administrative
- Techniques d'organisation et de secrétariat
A acquérir progressivement avec un accompagnement de proximité au sein du service:
- Outils bureautiques et applications informatiques métier (GAM, OSIRIS, LCA, BAFA-BAFD, SESAME)
- Connaissance des politiques publiques liées aux missions
Savoir- faire :
- Appliquer une règle, une norme, une procédure
- Archiver
- Concevoir un support, un document
- Expliquer
- Exploiter une information
- Informer et orienter les usagers
- Organiser et piloter une activité
- Rédiger un acte administratif
- Rendre compte
- Travailler en équipe
- Hiérarchiser ou proposer une hiérarchisation des priorités