Assistant d'Institut H/F - Universite Catholique de Lyon
- Lyon - 69
- CDI
- Universite Catholique de Lyon
Les missions du poste
Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.
Principales Fonctions :
Assurer la gestion administrative et le suivi de la scolarité des étudiants du 1er cycle PGE (années 1/2/3) - Rentrée décalée - Diplôme universitaire BTS, en garantissant la qualité de l'accueil, la coordination avec les équipes pédagogiques et le bon déroulement des activités de formation, dans le respect des procédures internes.
Accueil, accompagnement des étudiants et coordination pédagogique
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des étudiants.
- Répondre aux demandes de renseignements et transmettre les informations et documents nécessaires.
- Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives.
- Assurer la communication et la coordination avec les équipes pédagogiques et les responsables de programmes.
- Préparer les rentrées et participer à la remise des diplômes
Gestion administrative de la rentrée
- Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions.
- Gérer les aspects administratifs et financiers de la scolarité, en lien avec les services concernés.
- Constituer les groupes d'étudiants en début d'année.
Organisation des examens et des jurys
- Organiser les évaluations, les surveillances et les sessions de rattrapage.
- Collecter les sujets d'examen et assurer le suivi des notes.
- Préparer les jurys pédagogiques, rédiger les procès-verbaux et diffuser les bulletins.
- Assurer le classement et l'archivage des documents d'examens.
Suivi des absences
- Vérifier la saisie des absences par les enseignants.
- Assurer le suivi des justificatifs transmis par les étudiants sur Atlas.
- Transmettre les informations nécessaires aux responsables concernés.
Outils utilisés
- ATLAS : gestion pédagogique
- SOWESIGN : Emargement en ligne
- ADE SOFT : planification
- PACK OFFICE: Excel; Word; Outlook
Profil et compétences :
- Formation : Bac +2 minimum avec expérience.
- Maîtrise des outils bureautiques et aisance informatique.
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
- Bonnes capacités de communication écrite et orale
- Communication en anglais
- Esprit d'équipe et sens du service.
- Réactivité, capacité d'adaptation et respect de la confidentialité.
Principales Fonctions :
Assurer la gestion administrative et le suivi de la scolarité des étudiants du 1er cycle PGE (années 1/2/3) - Rentrée décalée - Diplôme universitaire BTS, en garantissant la qualité de l'accueil, la coordination avec les équipes pédagogiques et le bon déroulement des activités de formation, dans le respect des procédures internes.
Accueil, accompagnement des étudiants et coordination pédagogique
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des étudiants.
- Répondre aux demandes de renseignements et transmettre les informations et documents nécessaires.
- Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives.
- Assurer la communication et la coordination avec les équipes pédagogiques et les responsables de programmes.
- Préparer les rentrées et participer à la remise des diplômes
Gestion administrative de la rentrée
- Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions.
- Gérer les aspects administratifs et financiers de la scolarité, en lien avec les services concernés.
- Constituer les groupes d'étudiants en début d'année.
Organisation des examens et des jurys
- Organiser les évaluations, les surveillances et les sessions de rattrapage.
- Collecter les sujets d'examen et assurer le suivi des notes.
- Préparer les jurys pédagogiques, rédiger les procès-verbaux et diffuser les bulletins.
- Assurer le classement et l'archivage des documents d'examens.
Suivi des absences
- Vérifier la saisie des absences par les enseignants.
- Assurer le suivi des justificatifs transmis par les étudiants sur Atlas.
- Transmettre les informations nécessaires aux responsables concernés.
Outils utilisés
- ATLAS : gestion pédagogique
- SOWESIGN : Emargement en ligne
- ADE SOFT : planification
- PACK OFFICE: Excel; Word; Outlook
Profil et compétences :
- Formation : Bac +2 minimum avec expérience.
- Maîtrise des outils bureautiques et aisance informatique.
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
- Bonnes capacités de communication écrite et orale
- Communication en anglais
- Esprit d'équipe et sens du service.
- Réactivité, capacité d'adaptation et respect de la confidentialité.
Le profil recherché
Experience: 1 An(s)
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.