Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Martinique Gestion Conseil

Vous assistez le manager dans la gestion du centre d'affaires BeBOOSTER.
En binôme avec l'assistante, vous garantissez la continuité de service (accueil, téléphonie, e-mail, planning) et la qualité de l'expérience client. Vous êtes un(e) véritable maillon commercial & front-office.
Vos MISSIONS
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des entreprises et visiteurs
- Réaliser les tâches courantes de secrétariat - Gérer la réception et la diffusion des courriers
- Qualifier le besoin (bureaux, salles de réunion, coworking, services).
- Assurer le traitement et le suivi de dossiers (contrats de maintenance des équipements de la structure .)
- Manipuler l'environnement technique et informatique de l'hôtel d'entreprise (logiciel et matériel en lien avec les usagers, gérer badges et équipements des salles de réunion, ...)
- Coordination opérationnelle et administrative des espaces (bureaux, salle de réunion, espace de coworking .) - Émettre des devis, factures
- Évaluer les besoins en approvisionnement de matériel et de fournitures
- Préparer les salles (configuration, matériel, signalétique, consommables).
- Transmettre des informations (e-mails, notes,) pour le compte des différents interlocuteurs. L'assistant (te) polyvalent (e) devra également épauler ponctuellement le Manager dans les tâches suivantes, liées à la communication, à savoir :
- La mise en place d'évènements
- Mise en forme des supports de communication
- Relais de publications sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, Mailchimp)
- Aide à la préparation de la Newsletter LES COMPETENCES : - Maîtrise des logiciels de Bureautique, (Word, Excel.) - Maîtrise des outils informatiques - Maîtrise des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, MailChimp) LES QUALITES REQUISES : Sérieux(se), motivé(e), rigoureux(se), appliqué(e), dynamique, souriant(e), avec un état d'esprit commercial vous avez le sens du contact, de l'accueil et du travail bien fait. Rigueur, implication et force de proposition sont des atouts majeurs pour la réussite à ce poste

Experience: 1 An(s)

Compétences: Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Gérer les réservations de salles et de matériel,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.