Assistant de Direction - Communaute Agglomeration Grand Avignon H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Au sein de la Direction Générale et en interaction avec un/une autre assistante, vous assurez un rôle d'interface et de coordination auprès de la Direction Générale des Services et du cabinet du Président du Grand Avignon.
Véritable appui organisationnel et administratif, vous contribuez au bon fonctionnement des activités en garantissant la gestion et le suivi des agendas, des dossiers, des instances et des sollicitations internes et externes.

1/ Assurer l'assistance de la Direction Générale des Services et du Cabinet

Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes
Assurer l'accueil téléphonique, le filtrage des appels et le traitement des demandes
Gérer les messageries, assurer le suivi des courriers et des sollicitations
Organiser et coordonner les agendas de la Direction Générale des Services et du Directeur de Cabinet
Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements

2/ Assurer le suivi administratif et organisation des activités

Assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant dans le logiciel
Gérer les parapheurs et assurer le suivi des circuits de validation
Rédiger, mettre en forme, diffuser et classer différents documents administratifs
Constituer et préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et déplacements
Assurer le suivi administratif de certains dossiers et veiller au respect des échéances
Organiser l'archivage physique et numérique des documents

3/ Organiser les réunions

Participer à la préparation logistique et administrative des réunions, instances et événements
Assurer le suivi des invitations, confirmations de présence et relances
Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions
Accueillir les participants et assurer la gestion matérielle des séances
Assurer, le cas échéant, la rédaction ou la mise en forme de comptes rendus


4/ Assurer la coordination et le suivi des activités

Suivre l'avancement de certains projets ou dossiers
Assurer un rôle d'interface avec les élus, les directions, les services et les partenaires extérieurs
Alerter sur les échéances et contribuer au respect des délais
Faciliter la circulation et la fiabilité de l'information au sein de la collectivité

Savoirs

Environnement territorial et fonctionnement des collectivités locales
Techniques de secrétariat et d'assistance de direction
Règles de rédaction administrative
Très bonne maîtrise de l'écrit et de l'oralité
Maîtrise des outils bureautiques
Techniques de classement et d'archivage


Savoir-être

Discrétion et sens de la confidentialité
Rigueur et fiabilité
Sens de l'organisation
Réactivité et capacité d'anticipation
Autonomie et prise d'initiative
Qualités relationnelles et sens du service
Diplomatie et adaptabilité
Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
Polyvalence et disponibilité


Savoir-faire

Organiser des réunions, événements et déplacements professionnels
Gérer des agendas
Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
Utiliser les logiciels métier et outils bureautiques