Assistant·e de Direction et de Coordination RSE - Campus de Lille H/F - Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)

Le campus de Lille accueille chaque année 600 étudiants et 120 personnels y travaillent chaque jour.

Dans le cadre de ses activités et afin de renforcer l'appui apporté à la direction, le campus de Lille recrute un assistant ou une assistante de direction, chargé·e de contribuer à la coordination administrative et au bon fonctionnement quotidien du campus.

Afin d'accompagner la direction du campus dans la coordination de ses activités et d'assurer le bon fonctionnement quotidien de ses services, le campus de Lille recherche un assistant ou une assistante de direction. Véritable interface entre la direction, les équipes du campus et les partenaires externes, la personne recrutée contribuera à l'organisation des réunions et des événements institutionnels, au suivi des dossiers et des échéances, ainsi qu'à la circulation efficace de l'information.

La personne recrutée sur ce poste jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des services de la direction. Collaborateur direct du directeur de campus, elle/il l'assiste dans ses tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations. Point de contact entre la direction et les autres services du campus, ainsi qu'avec les partenaires externes, doit pouvoir prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, commissions, etc.).
En lien avec la directrice des transitions environnementale, sociétale et de l'impact (TESI) de l'ENSAM, accompagner la mise en oeuvre des actions de RSE du campus.

Activités

· Apporter un appui dans le suivi des instances de l'établissement : rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer la valorisation des écrits ;
· Préparer les réunions du campus (F4SCT, Comité ELF, Conseil de campus, CRVE) et rédiger les comptes-rendus. Organiser et préparer la logistique des réunions et événements ;
· Assister le directeur dans l'organisation de ses échanges avec des partenaires extérieurs (prise de rdv, planification de réunions...) et suivre l'agenda (évènement et dossiers attenants à l'évènement) tout en contrôlant les échéances ;
· Assurer avec tout le professionnalisme requis l'interface avec les interlocuteurs externes (accueil physique, téléphonique et orientation) ;
· Coordonner les aspects logistiques des événements institutionnels organisés ;
· Gérer le courrier et rédiger des courriers liés à l'activité de la direction ;
· Participer à la circulation de l'information au sein du campus ;
· Participer à la conception des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du campus.
· Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques ;
· Participer de la bonne communication avec les responsables étudiants;

En lien avec la Directrice des transitions environnementale, sociétale et de l'impact (TESI) de l'ENSAM, et en appui du référent RSE du campus
· Contribuer à la démarche RSE initiée au niveau de l'établissement et déployer sur le campus les projets jugés prioritaires ;
· Identifier et cartographier les actions déjà menées au sein des services, laboratoires, formations, projets et initiatives étudiantes;
· Collecter et transmettre les données nécessaires au suivi du plan d'action DD&RS et du label DD&RS ; suivre des indicateurs internes;
· Participer à des réunions de réseau mensuelle / à des réunions ponctuelles selon les sujets

Diplôme et expérience professionnelle :

Diplômé·e de l'enseignement supérieur (Bac +2 en gestion administrative), vous avez une expérience significative d'au moins 5 années au sein d'un grand établissement d'enseignement supérieur et de recherche (Université ou grande école). Vous connaissez les fondamentaux de la gestion de projets.

Savoirs et Savoir-faire:

· Vous avez la capacité d'interagir avec vos collègues, les partenaires et les responsables territoriaux de manière amicale, respectueuse et efficace ;

· Vous savez mobiliser pour piloter un projeten respectant les échéances ;

· Vous savez structurer les tâches, établir des priorités et à planifier les activités;

· Vous savez évaluer une procédure, une activité, une action, un résultat;

· Vous êtes apte à communiquer de manière claire et professionnelle à travers la rédaction de documents et la prise de parole, assurant ainsi une représentation professionnelle du campus;

· Vous maîtrisez les outils bureautiques, Internet et intranet.

Savoir être:

· Vous avez le sens du service public

· Vous êtes rigoureux/rigoureuse, engagé(e)

· Vous êtes disponible, dynamique et réactif/ve

· Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance et vos qualités relationnelles

· Vous êtes capable de vous adapter et de faire preuve d'autonomie

· Vous savez traiter les informations sensibles avec la plus grande confidentialité, garantissant ainsi la sécurité des données et la confiance des parties prenantes.

Mots clés : compétences rédactionnelles solides - Gestion et organisation multitâches - promouvoir les initiatives RSE - autonomie et