Assistant·e de Direction - Haute Ecole des Arts du Rhin H/F - Etablissements publics locaux

Auprès du directeur, de l'administrateur·rice général·e et en lien permanent avec l'ensemble de l'équipe de direction de la Haute école des arts du Rhin, l'Assistant/e de direction est chargé(e) d'assurer le secrétariat de cette partie de l'établissement, à savoir :

1) Assister la Direction dans la mise en oeuvre de l'activité et la gestion quotidienne :
- Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ;
- Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ;
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts...) ;
- Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ;
- Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ;
- Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ;
- Assurer l'organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande

2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d'administration :
- Préparer le Conseil d'administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l'organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ;
- Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).
- Assure le secrétariat du Conseil artistique et scientifique et des réunions conjointes du CP

3) Assurer l'organisation et le suivi des dossiers des déplacements :
- Administration générale (frais de mission, voyages pédagogiques) ;
- Gérer les ordres de mission (déplacements des agents : établissement de l'ordre de mission, commande des billets ou réservation des véhicules, liquidation, suivi de l'enveloppe, recherche documentaire, gestion des demandes d'avances...).
- Etablir les bons de commande afférents

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o067261019001053-assistant-e-direction?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

SAVOIRS
- Culture administrative au sein d'une collectivité ou d'un établissement public ;
- Techniques de secrétariat ;
- Connaissance de l'anglais et/ou de l'allemand.

SAVOIR FAIRE
- Accueil et renseignement des interlocuteurs ;
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Gestions des plannings ;
- Organisation logistique de réunions (CA, CODIR, réunion de service);
- Capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d'urgence ;

SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d'accueil, sens de la diplomatie ;
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie ;
- Sens de l'organisation - Rigueur - Méthode - Discrétion professionnelle
- Capacité à s'adapter à des publics divers

Diplômes : Diplôme supérieur de secrétariat de direction ou équivalent
Expériences : Assistant·e de direction