Assistant Administratif H/F - PROMAN

Bonjour, votre agence PROMAN à Grenoble recherche pour l'un de ses clients : un assistant administratif et accueil.

Votre rôle

Assurer la coordination de l'accueil, la communication et la gestion administrative du site.

Vous jouez un rôle central dans le fonctionnement quotidien du site en assurant l'accueil des collaborateurs et visiteurs, la gestion administrative, le suivi des accès et des arrivées ainsi que la coordination logistique des réunions et évènements.

Vous êtes également un point de contact privilégié entre les différents services et sociétés présents sur le site et veillez au respect des procédures internes en matière d'accès, de sécurité et de confidentialité.

VOS PRINCIPALES MISSIONS

Accueil et Communication

• Assurer l'accueil physique des collaborateurs, visiteurs et intervenants
• Assurer le standard téléphonique et orienter les interlocuteurs vers les personnes ou services concernés
• Collecter et transmettre au service Communication les photographies et informations nécessaires à l'onboarding
• Participer à l'organisation de l'accueil de nouveaux arrivants

Gestion Administrative

• Assurer la gestion et la distribution de courrier
• Gérer les mails et assurer le traitement ou la transmission des différentes demandes
• Organiser et planifier les réunions via Outlook
• Assurer la réservation des salles et des véhicules
• Tenir à jour les fichiers administratifs relatifs aux véhicules

Gestion des Accès et des Arrivées

• Créer et remettre les badges d'accès aux collaborateurs des différentes sociétés présentes sur le site
• Assurer le suivi et la gestion des badges
• Gérer les dispositifs de biométrie dans le respect des procédures internes et de la réglementation applicable
• Faire compléter et assurer le suivi des fiches et documents de consentement nécessaires
• Organiser l'accueil et le parcours d'intégration des nouveaux arrivants
• Participer à la formation des nouveaux arrivants aux procédures et règles applicables sur site

Organisation et Logistique de Site

• Organiser les réceptions et dispositifis d'accueil lors des événements organisés sur site
• Coordonner les besoins logistiques liés aux réunions, événements et accueils
• Assurer l'interface avec les différents services et sociétés présents sur le site afin de faciliter le bon déroulement des activités

Coordination et Suivi

• Assurer le suivi des demandes administratives liées à la vie du site
• Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour des fichiers et documents de suivi
• Assurer une bonne circulation des informations auprès des différents interlocuteurs concernés
• Respecter et faire appliquer les procédures internes relatives à l'accueil, aux accès, à la sécurité et à la confidentialité

Support à la Driection

• Assister la direction dans la collecte, la préapration et la mise à jour des informations nécessaires au suivi des activités
• Participer au traiement de documents sensibles ou confidentiels (RH, conformité, sécurité)
• Contribuer à la mise en oeuvre de certaines actions transverses (mise à jour de procéures, préparation aux audits, reporting simple).

Coordination et support opérationnel

• Assurer la transmission d'informations avec les services du siège
• Coordonner ponctuellement les interventions de certains prestataires externes (IT, maintenance, services généraux)
• Apporter un soutien aux équipes opérationnelles
• Participer à l'organisation de réunions internes, visites clients, audits ou formations internes

Pour plus d'offres d'emploi, téléchargez notre application myPROMAN intérimaires sur ou .

Nous recherchons une personne polyvalente, organisée et rigoureuse, disposant d'un excellent relationnel et capable d'intéragir quotidiennement avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Vous disposez idéalement de :

• Une expérience en accueil, gestion administrative, coordination ou gestion de site
• Excellentes capacités de communication et de relationnel
• Un excellent sens de l'organisation et des priorités
• Une bonne maitrise des outils bureautiques, notamment Outlook
• Une capacité à gérer plusieurs sujets simultanément et à assurer leur suivi
• De la rigueur dans la gestion des documents, accès et informations
• Une grande discrétion et un respect strict de la confidentialité
• De l'autonomie, de la réactivité et un bon esprit d'équipe
• Une capacité à travailler avec différents services et sociétés dans un environnnement dynamique
• Contribuer directement à la qualité de l'accueil et de l'expérience des collaborateurs et visiteurs
• Participmer à l'intégration des nouveaux collaborateurs et à l'organisation des événements du site
• Evoluer dans un environnement où l'autonomie, la rigueur, la collaboration et les initiatives sont encouragées

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.