Poste Secretaire d'Accueil et Ressources Humaines H/F - Maison des Adolescents

Ce poste est à double mission.
Tout d'abord une mission liée au secrétariat d'accueil de la maison des adolescents. La Maison des Adolescents (MDA) est un lieu d'accueil libre, gratuit et confidentiel, de courte temporalité destinée aux adolescents et les jeunes adultes de 12 à 21 ans et leur famille. Elle soutient également les professionnels qui accompagnent ces jeunes.

La Maison des adolescents s'inscrit dans une mission de santé publique articulée autour de la prévention, de la promotion de la santé et de la Protection de l'Enfance.

Ses missions principales :
o Accueil inconditionnel des jeunes quels que soient les motifs (personnels, scolaires, familiaux, sociaux, de santé sexuels, juridiques.)
o Soutien à la parentalité
o Prévention et promotion de la santé
o Ecoute active et bienveillante
o Information, conseil et orientation
o Evaluation des situations et des besoins
o Orientation vers les partenaires si nécessaire
o Mise en oeuvre d'actions collectives sous forme d'atelier (en lien avec les partenaires, hors les murs)
o Pôle ressources pour les professionnels : échanges, réflexion, coordination

Missions du poste :
En référence au projet de la MDA et sous la responsabilité de la Cheffe de service et de la directrice, le/la Secrétaire assure les missions suivantes :
o L'accueil physique et téléphonique des adolescents, des familles et des partenaires.
o Informe, oriente et renseigne le public avec bienveillance et discrétion.
o Gère les prises de rendez-vous et les agendas des professionnels.
o Réalise les tâches administratives courantes : courrier, classement, numérisation, saisie de données et mise à jour des dossiers.
o Participe au suivi des tableaux de bord et à la gestion documentaire.
o Veille au bon fonctionnement de l'accueil et contribue à la qualité du service rendu.

De plus, la secrétaire sera chargée des missions de ressource humaine du service soit :
o Gestion administrative des professionnels : suivi des dossiers individuels, contrats et formalités, suivi des besoins administratifs en recrutements et départs
o Suivi des variables de paie, suivi des absences et de l'annualisation
o Logistique administrative (classement, archivage...)
o Centralisation et actualisation de tous les documents administratifs personnels (contrats, fiche de mouvement, avenants...)
o Participation aux instances RH institutionnels
o Favorise le lien avec le service RH du siège social de l'association
o Articulation des missions avec le siège/la cheffe de service

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Discretion,Qualités relationnelles,Rigueur,Sens de l'écoute et de l'accueil,Connaissance de la gestion RH,Maitrise des outils bureautiques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescents

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.