Secretaire d'Etablissement en CDD H/F - les Accueils Educatifs de Maurienne

Notre Fondation recherche pour les Accueils Educatifs de la Maurienne (73)

58 salariés - 4 Chefs de service éducatifs - 1 Directrice d'Etablissement - MECS, Service MNA, Service d'Accompagnement des Familles, Service de Visites en Présence d'un Tiers, Equipe Mobile en Protection de l'Enfance

CDD basé sur St Jean de Maurienne, à pourvoir à compter du 02/11/2026 dans le cadre d'un surcroit temporaire d'activité, reconductible au 1er trimestre 2027

Sous la responsabilité de la Directrice, en binôme, le(la) secrétaire d'établissement veille et assure l'organisation administrative de l'établissement grâce à ses qualités organisationnelles et administratives. Elle.il est l'interface entre les principaux interlocuteurs externes (familles, partenaires), les interlocuteurs internes, les équipes éducatives et la direction de l'établissement.

Missions principales :

- Organisation administrative et vie de l'établissement.
- Gestion des dossiers des mineurs accueillis et accompagnés.

Missions détaillées :

ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET VIE DE L'ETABLISSEMENT

- Accueillir et orienter les visiteurs sur l'établissement.
- Assurer le standard téléphonique : filtrage, orientation des appels.
- Transmettre les messages (e-mails, appels et messages téléphoniques) aux interlocuteurs concernés.
- Gérer le courrier (départ et arrivée) : Réceptionner et enregistrer et diffuser le courrier.
- Mettre en forme et imprimer des courriers et rapports divers.
- Créer et mettre à jour des documents administratifs (listes diverses).
- Imprimer les documents relatifs à la loi 2002-2 (livret d'accueil, projet d'établissement, règlement de fonctionnement) et veiller à la mise à jour des trames des documents internes.
- Classer et archiver les documents divers.
- Mettre à jour le tableau d'affichage obligatoire : offres d'emploi, affichage légal, vie de l'établissement.

GESTION DES DOSSIERS UNIQUES INFORMATISES DES USAGERS

- Réceptionner et transmettre les dossiers d'admission des jeunes.
- Renseigner et scanner les informations concernant le dossier des jeunes dans le logiciel Nemo.
- Veiller à la mise à jour des informations du dossier des jeunes.
- Etablir, via Nemo, la facturation mensuelle ou l'état de présence des jeunes et l'envoyer auprès des interlocuteurs concernés (service tarification du Conseil départemental et Direction Régionale après validation de la Direction).
- Mettre à jour les dossiers scolaires et les dossiers santé des jeunes, en lien avec les éducateurs
- Suivre les échéances des décisions (mesures en assistance éducatives, administratives et judiciaires) et envoyer les documents dans le respect des procédures et des délais.

Votre profil :

- Sens de l'accueil, du travail en équipe.
- Sens de l'organisation, autonomie, fiabilité, sens des priorités.
- Respect des valeurs de la Fondation, du secret professionnel et de la confidentialité ; sens de la discrétion.
- Polyvalence, adaptabilité, réactivité, aisance relationnelle et rédactionnelle.
- Maîtrise de l'outil informatique (Pack Office), des logiciels métiers.
- Titulaire d'un diplôme de type Bac / Bac +2.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.