Assistante Administrative H/F - France Travail
Assistante Administrative H/F
France Travail · Draguignan - 83 · CDI
Les missions du poste
L'association Résonances Médiations, reconnue d'Intérêt Général, développe depuis 30 ans, une action centrée sur l'accompagnement des familles en période de crise et/ou transition à partir des techniques de la médiation. L'essentiel de son activité porte sur la médiation familiale et les actions de parentalité. Elle est présente sur 5 antennes et 3 départements (Var, Vaucluse, Bouches du Rhône) pour accompagner chaque année plusieurs centaines de familles, enfants et personnes âgées dans l'objectif de dénouer le conflit et renouer le dialogue.
Aujourd'hui, notre antenne de Draguignan recherche son assistante administrative afin d'assurer différentes fonctions d'accueil et de gestion au sein de l'association, de venir en soutien à la responsable de territoire pour assurer le bon fonctionnement de l'antenne et permettre la continuité du suivi administratif du dossier du bénéficiaire tout au long de sa prise en charge sur l'antenne.
Pour cela la personne recrutée devra avoir une expérience ou une formation en sciences humaines/social, apte à gérer des situations relationnelles sensibles. »
Missions générales :
- Contribuer à la bonne mise en oeuvre de la demande de l'usager.
- Être une personne ressource pour l'équipe des médiateurs de l'antenne en assurant le bon fonctionnement logistique, l'organisation administrative des dossiers et la circulation régulière de la communication au sein de l'équipe de l'antenne.
Missions spécifiques :
Accueil physique et téléphonique
- Evaluation de la demande et traitement
- Prise et confirmation de rendez-vous
- Tenue des agendas
Gestion administrative des activités de l'antenne en médiation familiale :
- Constitution et suivi des dossiers en lien avec la responsable de territoire
- Saisie et mise en forme des courriers
- Gestion de la tenue des permanences
- Saisie et contrôle des statistiques dans le logiciel spécifique à l'association
- Établissement des factures
Gestion logistique et matérielle de l'antenne :
- Gestion de la caisse en lien avec la responsable territoire et dépôt des encaissements
- Gestion des fournitures et des outils de bureautique
- Lien avec la responsable administrative et financière : feuilles de congés (mémo)
- Gestion des locaux : tels que : clés, chauffage, contact propriétaire / gestionnaire, entretien des locaux
Aujourd'hui, notre antenne de Draguignan recherche son assistante administrative afin d'assurer différentes fonctions d'accueil et de gestion au sein de l'association, de venir en soutien à la responsable de territoire pour assurer le bon fonctionnement de l'antenne et permettre la continuité du suivi administratif du dossier du bénéficiaire tout au long de sa prise en charge sur l'antenne.
Pour cela la personne recrutée devra avoir une expérience ou une formation en sciences humaines/social, apte à gérer des situations relationnelles sensibles. »
Missions générales :
- Contribuer à la bonne mise en oeuvre de la demande de l'usager.
- Être une personne ressource pour l'équipe des médiateurs de l'antenne en assurant le bon fonctionnement logistique, l'organisation administrative des dossiers et la circulation régulière de la communication au sein de l'équipe de l'antenne.
Missions spécifiques :
Accueil physique et téléphonique
- Evaluation de la demande et traitement
- Prise et confirmation de rendez-vous
- Tenue des agendas
Gestion administrative des activités de l'antenne en médiation familiale :
- Constitution et suivi des dossiers en lien avec la responsable de territoire
- Saisie et mise en forme des courriers
- Gestion de la tenue des permanences
- Saisie et contrôle des statistiques dans le logiciel spécifique à l'association
- Établissement des factures
Gestion logistique et matérielle de l'antenne :
- Gestion de la caisse en lien avec la responsable territoire et dépôt des encaissements
- Gestion des fournitures et des outils de bureautique
- Lien avec la responsable administrative et financière : feuilles de congés (mémo)
- Gestion des locaux : tels que : clés, chauffage, contact propriétaire / gestionnaire, entretien des locaux
Le profil recherché
Experience: 2 An(s) - Milieu social ou sciences humaines
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de gestion administrative,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de gestion administrative,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
