Assistant de Manager H/F - Nirlys Paris

NIRLYS PARIS GROUP recherche un(e) Assistant(e) de manager en CDI à temps partiel pour accompagner la Direction dans l'organisation, la coordination et le suivi opérationnel de l'activité.

Vous secondez la Direction dans la gestion quotidienne de l'entreprise. Vous assurez le suivi des dossiers, des échéances, des projets et des actions confiées. Vous préparez les informations, documents, tableaux de bord et synthèses nécessaires au pilotage de l'activité.

Vous coordonnez les échanges entre la Direction, les salariés, alternants, prestataires et différents intervenants. Vous suivez l'avancement des missions, effectuez les relances nécessaires, identifiez les éventuels blocages et transmettez les informations nécessitant une décision de la Direction.

Vous participez à la gestion et au suivi des commandes. Vous contrôlez leur avancement, suivez les expéditions, livraisons, retours, réclamations et besoins de réassort. Vous assurez également le suivi administratif des stocks à l'aide d'Odoo.

Vous participez à la relation avec les clients particuliers, les clients professionnels, les points de vente et les partenaires. Vous répondez aux demandes courantes, assurez le suivi des dossiers, effectuez les relances et transmettez à la Direction les demandes nécessitant une validation.

Vous préparez les devis, propositions commerciales et éléments nécessaires aux décisions commerciales. Vous mettez à jour les fichiers clients, prospects et le CRM.

Vous participez également au suivi administratif financier. Vous consultez et suivez les factures, règlements et impayés, préparez les relances clients et les tableaux de suivi. Vous pouvez être amené(e) à consulter les opérations bancaires nécessaires au contrôle et au rapprochement des règlements.

Vous utilisez notamment WooCommerce, SumUp, Planity, Sage, Odoo, un CRM, Excel, Google Sheets et la messagerie professionnelle.

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), autonome, polyvalent(e) et à l'aise dans la coordination de plusieurs interlocuteurs. Vous savez gérer les priorités, respecter les échéances, rendre compte de votre activité et traiter des informations confidentielles.

Le poste est exercé exclusivement sur site à Coignières (78).

Organisation du temps de travail : lundi, mardi, mercredi et jeudi de 10h à 13h et de 15h à 18h, soit 24 heures par semaine.

Prise de poste : dès que possible.

Experience: 24 Mois

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Logiciels de gestion de base de données,Normes rédactionnelles,Techniques de gestion administrative,Animer, coordonner une équipe,Assurer la gestion administrative d'une activité,Collecter et analyser des données, des informations,Contrôler la conformité des procédures internes,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un écrit professionnel,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Vente à distance sur catalogue spécialisé

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).