Assistant de Direction - Insee H/F - Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE)
Les missions du poste
Sous l'autorité du chef de la Capr de la DSE, le/la titulaire du poste a pour mission d'assurer le secrétariat de la direction et d'un département et de réaliser des tâches transverses pour la direction.
Les activités dominantes sont les suivantes:
- Mise en forme, enregistrement et diffusion des notes et courriers; rédaction d'avis de réunion et de réponses simples à des courriers;
- Organisation et préparation des réunions et de déplacements, y compris à l'étranger, constitution des dossiers de réunions, gestion de l'agenda du directeur et d'un chef de département;
- Diffusion du courrier papier et électronique, orientation et suivi des réponses à apporter, archivage des notes de la direction;
- Assurer le remplacement de l'autre secrétaire (qui assure le secrétariat des deux autres départements) en cas d'absence;
- Accueil téléphonique, filtrage/orientation des interlocuteurs
- En collaboration avec le gestionnaire budgétaire de la direction, participer au suivi des dépenses de la Direction (émettre des demandes d'achat et constater les services faits des prestataires).
Le profil recherché
Le/la titulaire du poste doit faire preuve d'organisation, de rigueur, d'initiative et de souplesse. Il est disponible et à l'écoute. Il/elle est régulièrement amené(e) à réorganiser ses activités en fonction des priorités du service. Il/elle est capable de mener différentes tâches de front. Une expérience réussie sur un poste équivalent dans une administration serait un plus.
Connaissances et savoirs:
Utiliser couramment les outils bureautiques standards (LibreOffice)
- Etre à l'aise en communication orale notamment en réponse téléphonique
- Savoir planifier
- Savoir s'organiser
