Chargé de l'Accueil et Gestion Administrative - Mairie de Montigny·le-Bretonneux H/F - Communes
Les missions du poste
Evoluant dans une équipe d'accueil, vous aurez des missions en post et back office qui seront les suivantes :
1. Accueil et relation Usagers
- Accueil CCAS : Assurer l'accueil physique et téléphonique, identifier et évaluer les besoins, informer sur l'accès aux droits et orienter l'usager en priorité vers l'interlocuteur interne CCAS adapté, ou vers les services et partenaires compétents.
- Suivi des permanences et plannings : Gérer les prises de rendez-vous pour les intervenants extérieurs (conciliateur, avocat, psychologue), assurer la mise à disposition des bureaux et suivre le planning de réservation du minibus CCAS.
- Gestion de l'espace accueil : Gérer l'affichage et la documentation à disposition du public et saisir le flux des usagers dans le logiciel métier.
- Gestion des flux documentaires : Assurer l'enregistrement et la distribution du courrier via le logiciel Post Office et gérer la boîte mail commune "Action Sociale".
- Assurer la gestion des demandes de domiciliation : accueil et information des usagers, suivi des dossiers dans le respect du cadre réglementaire, enregistrement et mise à jour des données. Gérer le courrier domicilié (réception, tri, mise à disposition), veiller au respect des échéances.
2. Gestion Administrative, Statutaire
- Préparation et suivi des Instances : Coordonner l'organisation des commissions et des Conseils d'Administration, de la préparation des dossiers (notes, projets de délibérations) à leur envoi aux administrateurs. Assurer la mise en place matérielle des séances et la conformité administrative des actes.
- Gestion du personnel : Suivre les dossiers administratifs des
agents, notamment pour les congés, absences, ordres de mission, télétravail.
3.Secrétariat et Appui aux Pôles
- Assurer le suivi administratif des pôles.
- Participer au rapport d'activité annuel.
- Soutenir l'organisation des actions et événements du CCAS.
Missions occasionnelles :
- Assurer la tenue et la représentation du stand du CCAS lors du forum des associations.
- Participer aux événements organisés par le CCAS (repas de Noël, Semaine du handicap, etc.).
Le profil recherché
Vos Compétences techniques:
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels métiers (Post-Office, Mon Suivi Social).
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des dispositifs d'aide sociale.
Aptitudes : Sens du service public, écoute et bienveillance. Discrétion et confidentialité absolue. Excellente capacité d'organisation, réactivité et capacité à pratiquer la communication non violente avec le public.
Avantages et conditions d'exercice :
Localisation : Hôtel de ville
Horaires : Vous travaillez sur une amplitude horaire de 38 heures hebdomadaires - une nocturne le mercredi (20H)
Droits aux congés : 25 jours de congés + jours ARTT,
Rémunération : rémunération indiciaire et selon profil, 13 mois.
Action sociale : PLURELYA (chèques vacances, coupons sport...), participation complémentaire santé et prévoyance
