Assistant du Service Location H/F - Plurial Novilia

Plurial Novilia, une société du groupe Action Logement.

Acteur majeur de l'habitat social innovant en Île-de-France (Seine-et-Marne et Essonne) et dans le Grand Est, Plurial Novilia imagine au quotidien des solutions originales et efficaces afin de répondre aux besoins des collectivités locales et de leurs habitants. Plurial Novilia compte plus de 530 collaborateurs, 12 agences de proximité et un parc immobilier de plus de 39 000 logements répartis en Île-de-France (Seine-et-Marne et Essonne) et en Champagne-Ardenne.

La complémentarité de nos métiers, adossée à notre réseau élargi de partenaires professionnels, nous permet d'apporter des réponses à la fois rapides et pertinentes à l'ensemble des problématiques « logement » rencontrées dans les territoires : aménagement, construction, réhabilitation, gestion locative, accession à la propriété, animation, création de lien social...

Le réseau Action Logement en mouvement

En tant que 1ère ESH de Champagne-Ardenne et 6ème société filiale Action Logement, Plurial Novilia inscrit son action dans la dynamique collective forte initiée en 2015. Membre du Pôle Action Logement Immobilier, nous participons activement au déploiement local des politiques du groupe, dont la mission première est de faciliter le logement des salariés pour favoriser l'emploi et donc contribuer à la performance des entreprises et aux dynamiques économiques locales.

Un acteur au plus proche des territoires

Sous l'égide d'Action Logement, Plurial Novilia contribue aux enjeux « Action Coeur de Ville » et participe massivement et durablement à la rénovation des quartiers de la politique de la Ville, à l'amélioration du parc privé, et à la promotion de la mixité sociale. Engagé depuis avril 2019 au sein du pacte constructif 2020-2022, le bailleur oeuvre au quotidien en faveur de la relance de la production neuve et de la transition énergétique du parc HLM. Une démarche placée sous le signe de la proximité, de l'efficacité et de l'innovation.

Rattaché(e) au Responsable du service Locations, vous assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement du service. Véritable appui administratif et organisationnel, vous facilitez la coordination des équipes, contribuez à la fluidité des échanges avec les services internes et participez au suivi de l'activité.

Vos principales responsabilités :

Assister le Responsable du service Locations

• Assurer le suivi administratif du service et faciliter la circulation des informations entre le responsable et les équipes.
• Organiser les réunions, gérer les agendas, préparer les supports de présentation et rédiger les comptes rendus.
• Assurer le suivi des décisions prises et des actions à réaliser.
• Participer à la gestion des plannings, des congés et des permanences afin de garantir la continuité de service.

Contribuer au bon déroulement de l'activité Locations

• Rédiger et mettre en forme les documents nécessaires au processus d'attribution des logements, notamment ceux destinés aux services de l'État.
• Participer au traitement des réclamations clients et assurer le suivi des dossiers.
• Assurer l'interface avec les différents services internes impliqués dans le parcours locatif : remise en location, sinistres, maintenance, construction et agences.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients, en garantissant une qualité d'écoute et de service.

Assurer le suivi administratif et le reporting

• Mettre à jour les tableaux de bord, les indicateurs de performance et les états statistiques du service.
• Participer à la production des éléments de reporting nécessaires au suivi des objectifs.
• Gérer la base documentaire, contribuer à la rédaction des procédures et assurer l'archivage des dossiers.
• Veiller à la disponibilité des ressources nécessaires au fonctionnement du service : fournitures, documents d'attribution des logements, supports de formation et notes de service.

Garantir la qualité et la conformité des pratiques

• Appliquer les procédures internes et respecter les obligations légales liées à l'activité.
• Garantir la confidentialité des informations et des dossiers traités.
• Contribuer à l'amélioration continue des pratiques et à la transversalité entre les équipes.

Vous êtes titulaire d'une formation en assistanat administratif, gestion ou secrétariat, et vous justifiez idéalement d'une première expérience sur un poste similaire.

Vous disposez des compétences suivantes :

• Organisation et rigueur : vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, prioriser vos activités et respecter les échéances.
• Qualités rédactionnelles : vous maîtrisez la rédaction de courriers, de comptes rendus et de documents professionnels.
• Maîtrise des outils bureautiques : vous êtes à l'aise avec les outils informatiques, notamment Excel, Word et PowerPoint.
• Aisance relationnelle : vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec des interlocuteurs variés, en interne comme en externe.
• Discrétion et confidentialité : vous savez traiter des informations sensibles avec professionnalisme.

Votre sens du service, votre autonomie et votre capacité à anticiper les besoins seront des atouts pour réussir dans cette fonction.

Une connaissance du secteur du logement social et des procédures d'attribution des logements serait un plus.