Assistant Administratif - Assistante Administrative des Collectiv H/F - Communaute de Communes Faucigny Glieres
Assistant Administratif - Assistante Administrative des Collectiv H/F
Communaute de Communes Faucigny Glieres · Bonneville - 74 · CDD
Les missions du poste
CDD de 6 mois du 19/11/2026 au 16/04/2027
Véritable outil de gestion pour les familles, le pôle administratif enfance (PAE) est composé d'une responsable et de 3 agents (dont 1 agent en renfort pour la période de renouvellement des dossiers de février à avril). Il accompagne les services Enfance et Petite enfance de la Communauté de communes sur tout le volet administratif relatif aux inscriptions et à la facturation pour la crèche, la micro-crèche, la halte-garderie, la restauration scolaire, l'accueil périscolaire et les centres de loisirs sans hébergement.
VOS MISSIONS
Sous la responsabilité de la Cheffe de service Pôle Administratif Enfance et en collaboration avec l'ensemble de l'équipe, vous avez pour missions principales :
- l'accueil physique et téléphonique et la continuité du service : accueillir/orienter et renseigner les agents et les administrés, recevoir/traiter et diffuser des informations dans le service
- le suivi de dossiers : réceptionner/enregistrer/traiter et ventiler le courrier entrant, répondre aux besoins de saisie/correction/ rédaction de documents divers, suivre et mettre en forme des dossiers administratifs, organiser et assurer le classement papier et le pré-archivage.
- la gestion et le suivi des inscriptions des familles : assurer les réservations des différentes prestations des services Petite Enfance et Enfance, traiter les demandes sur une boîte mail partagée en lien continu avec le service, suivre les dossiers de « fiches de renseignements », traiter les fiches de pointage des présences effectives des enfants
- la gestion de la facturation : établir les factures mensuelles, contrôler les règlements et les relances pour non-paiement
VOTRE PROFIL
D'un naturel dynamique, sérieux et souriant, vous êtes à l'aise avec le public. Reconnu-e pour vos qualités rédactionnelles, vous avez un bon niveau d'orthographe. Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office et vous connaissez ou êtes prêt-e à vous former sur de nouveaux logiciels (ILE). Vous savez traiter des demandes et des dossiers avec rigueur et discrétion. Faisant preuve de diplomatie et ayant le sens de l'initiative, vous savez faire face à des réclamations et faire circuler l'information au sein du service. Vous aimez le travail en équipe et êtes disponible en cas de besoin (dossier/situation à boucler).
VOS CONDITIONS DE RECRUTEMENT ET AVANTAGES
- Lieu de travail : Hôtel de Ville de Bonneville (à 8 minutes de la gare de Bonneville et de son offre Léman Express)
- Temps de travail : 35h hebdomadaires sur 5 jours, horaires de travail : du lundi au vendredi de 8h30-12h et 13h30-17h, période de fermeture du service du 23 au 31/12/2026
- Rémunération : traitement statutaire + régime indemnitaire
Le profil recherché
Experience: 24 Mois
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Classer des documents,Corriger et mettre en forme un document,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Classer des documents,Corriger et mettre en forme un document,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
