Assistant de Direction - Gestionnaire Administratif de l'Ifr Inspa Réf. Rps5 H/F - Sorbonne Université – Faculté de Médecine

L'Institut de soins primaires et ambulatoires (InSPA) est un institut fédératif de recherche visant à structurer, coordonner et soutenir la recherche en soins primaires en Île-de-France. Issu d'une initiative de Sorbonne Université, il fédère les universités, les établissements de santé, dont l'AP-HP, et les professionnels de santé autour de projets de recherche en soins primaires et ambulatoires.

Il a pour objectifs de fédérer les activités de recherche de ses membres, de favoriser les collaborations interdisciplinaires et de diffuser une culture de recherche au service de l'amélioration des pratiques et de la qualité des soins. Il soutient des travaux portant notamment sur l'organisation et les parcours de soins, la santé des populations, le recours aux soins et les inégalités, ainsi que l'évaluation des outils, des interventions et des pratiques professionnelles. Il contribue à la diffusion et à la valorisation des travaux scientifiques.

Localisation :

Le poste est rattaché à l'InSPA, en lien avec son équipe de direction. Il est situé sur le campus Saint-Antoine de la Faculté de Santé de Sorbonne Université, 27 rue Chaligny, 75012 Paris.

Fonctions: Assistant-e de direction - Gestionnaire administratif-ve de l'IFR InSPA
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Assistant-e de direction

CDD d'un an.

A pourvoir dès que possible.

Missions :

• Assurer l'appui administratif et organisationnel de la direction de l'InSPA
• Assurer la coordination administrative entre la direction et ses interlocuteurs universitaires et institutionnels
• Contribuer à la communication de l'InSPA à travers la gestion de ses sites internet
• Préparer et formaliser les documents de la direction, en veillant au suivi des circuits de validation et de signature

Activités principales :

• Assurer les échanges administratifs avec les enseignants, les étudiants, les services de la Faculté de Santé et les partenaires extérieurs ; transmettre les informations et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi utiles au pilotage de l'activité et signaler les échéances ou points nécessitant une décision
• Gérer les agendas et les plannings de l'équipe de direction ; rédiger et mettre en forme les courriers et présentations
• Préparer les réunions : organisation logistique, convocations et préparation des documents ; rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Aider à organiser et à coordonner les jurys auxquels participe l'équipe de direction : planification, convocations, préparation des dossiers et suivi administratif
• Gérer et mettre à jour les sites internet de l'équipe de direction : actualiser les contenus, mettre en ligne les informations et les documents et coordonner les interventions des services spécialisés

Connaissances transversales requises :

• Bonne connaissance ou capacité à acquérir rapidement le fonctionnement du milieu universitaire, de la Faculté de Santé et des cursus en santé
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, agendas partagés, outils de visioconférence et espaces documentaires ; facilités d'adaptation à de nouveaux outils bureautiques
• Excellente maîtrise du français écrit : orthographe, syntaxe, rédaction et mise en forme de courriers et comptes rendus
• Connaissances de base en gestion administrative

Savoir-faire :

• Organiser et prioriser des activités multiples, anticiper les échéances et gérer les urgences
• Construire et tenir des plannings complexes, coordonner des réunions et en assurer le suivi opérationnel
• Rédiger des comptes rendus synthétiques et structurés ; produire des documents administratifs de qualité
• Communiquer avec des interlocuteurs variés de manière claire, professionnelle et adaptée ; savoir relancer et obtenir les informations nécessaires
• Utiliser et fiabiliser des tableaux de bord, listes de suivi et bases de données simples
• Travailler en autonomie tout en rendant compte, identifier les difficultés et proposer des solutions pratiques
• Respecter les procédures, les délais et la confidentialité des informations traitées

Savoir-être:

• Sens aigu de l'organisation, rigueur et fiabilité
• Très bon relationnel, diplomatie et sens du travail en équipe
• Réactivité, disponibilité et capacité d'adaptation
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Sens du service public et qualité d'accueil des étudiants, enseignants et partenaires