Assistant de Gestion Opérationnel H/F - S.I.T.E.S.
Assistant de Gestion Opérationnel H/F
S.I.T.E.S. · Marcq-en-Barœul - 59 · CDI
Les missions du poste
SITES, filiale indépendante du Groupe Everenn créée en 1984, est leader de la santé structurelle des ouvrages (routier, ferroviaire, hydraulique, nucléaire, patrimoine historique) et du diagnostic d?équipements industriels. Avec plus de 40?ans d?expérience et le suivi de 10?000 ouvrages, ses équipes réalisent inspections, tests, monitoring et ingénierie pour assurer performance, sécurité, durabilité et réduire l?impact environnemental, au plus près du terrain.
Description du poste
Vos missions : un rôle polyvalent au coeur de l'activité
Rattaché(e) au Directeur de la Business Unit PBMP, vous serez le/la pilier administratif et logistique de l'équipe, en interface avec les services Comptabilité, RH, Qualité, Sécurité et Moyens Généraux. Vos missions, à la fois opérationnelles et stratégiques, contribueront directement à la performance de notre activité.
1. Appui à la gestion administrative et financière
- Suivi commercial et facturation :
o Gestion des devis, commandes et prévisionnels de facturation de nos prestations
o Contrôle des factures fournisseurs et sous-traitants
- Administration des dossiers projets :
o Classement et archivage numérique des documents techniques et contractuels (respect des procédures qualité et RGPD).
o Rédaction et mise à jour de documents qualité (fiches de non-conformité, etc.).
- Gestion des temps et des frais :
o Pointage horaire des agents (saisie, contrôle des anomalies, transmission à la paie).
o Vérification et validation des notes de frais (conformité, justificatifs, remboursements).
o Suivi des absences (congés, arrêts maladie, RTT) et reporting mensuel.
2. Gestion des ressources humaines et intégration
- Accueil et onboarding :
o Organisation de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (remise des supports : livret d'accueil, règlement intérieur, chartes sécurité).
o Coordination avec les RH pour les formalités administratives (contrats, badges, accès informatiques).
- Suivi des compétences et conformité :
o Gestion des dossiers individuels (formations obligatoires, habilitations nucléaires, visites médicales).
3. Logistique et optimisation des moyens
- Gestion de la flotte automobile :
o Coordination avec les partenaires (loueurs, garages, assurances) pour les livraisons, maintenances et réparations des véhicules.
o Suivi des contrats de location/achat et optimisation des coûts.
- Approvisionnement et stocks :
o Commandes de fournitures et EPI (Équipements de Protection Individuelle) en lien avec les besoins terrain.
o Inventaire et rotation des stocks (réduction des gaspillages, négociation avec les fournisseurs).
- Planning des ressources :
o Élaboration des plannings hebdomadaires des équipes et des moyens techniques (matériels d'inspection, véhicules).
o Anticipation des besoins logistiques pour les chantiers (coordination avec les chefs de projet).
Qualifications
Compétences et expérience
- Formation : Diplôme de niveau Bac à Bac +3 en Assistanat, Gestion, Logistique, Secrétariat ou équivalent.
- Expérience :
o 1 à 3 ans dans un poste similaire (idéalement en PME, secteur industriel/technique ou BTP).
o Une première expérience dans un environnement réglementé (nucléaire, aéronautique, pharmaceutique) serait un atout majeur.
- Compétences techniques :
o Maîtrise avancée du Pack Office (Excel : tableaux croisés dynamiques, formules basiques).
o Adaptabilité aux logiciels métiers (ERP interne, etc.).
o Connaissance des procédures qualité (ISO 9001) (un plus).
- Qualités personnelles :
o Organisation et priorisation : capacité à gérer des tâches multiples dans un environnement réactif et imprévisible.
o Rigueur et discrétion : manipulation de données sensibles (paie, contrats, informations RH).
o Esprit d'équipe et communication : interface entre la direction, les opérationnels et les services supports.
o Autonomie et proactivité : proposition d'améliorations pour optimiser les processus.
Description du poste
Vos missions : un rôle polyvalent au coeur de l'activité
Rattaché(e) au Directeur de la Business Unit PBMP, vous serez le/la pilier administratif et logistique de l'équipe, en interface avec les services Comptabilité, RH, Qualité, Sécurité et Moyens Généraux. Vos missions, à la fois opérationnelles et stratégiques, contribueront directement à la performance de notre activité.
1. Appui à la gestion administrative et financière
- Suivi commercial et facturation :
o Gestion des devis, commandes et prévisionnels de facturation de nos prestations
o Contrôle des factures fournisseurs et sous-traitants
- Administration des dossiers projets :
o Classement et archivage numérique des documents techniques et contractuels (respect des procédures qualité et RGPD).
o Rédaction et mise à jour de documents qualité (fiches de non-conformité, etc.).
- Gestion des temps et des frais :
o Pointage horaire des agents (saisie, contrôle des anomalies, transmission à la paie).
o Vérification et validation des notes de frais (conformité, justificatifs, remboursements).
o Suivi des absences (congés, arrêts maladie, RTT) et reporting mensuel.
2. Gestion des ressources humaines et intégration
- Accueil et onboarding :
o Organisation de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (remise des supports : livret d'accueil, règlement intérieur, chartes sécurité).
o Coordination avec les RH pour les formalités administratives (contrats, badges, accès informatiques).
- Suivi des compétences et conformité :
o Gestion des dossiers individuels (formations obligatoires, habilitations nucléaires, visites médicales).
3. Logistique et optimisation des moyens
- Gestion de la flotte automobile :
o Coordination avec les partenaires (loueurs, garages, assurances) pour les livraisons, maintenances et réparations des véhicules.
o Suivi des contrats de location/achat et optimisation des coûts.
- Approvisionnement et stocks :
o Commandes de fournitures et EPI (Équipements de Protection Individuelle) en lien avec les besoins terrain.
o Inventaire et rotation des stocks (réduction des gaspillages, négociation avec les fournisseurs).
- Planning des ressources :
o Élaboration des plannings hebdomadaires des équipes et des moyens techniques (matériels d'inspection, véhicules).
o Anticipation des besoins logistiques pour les chantiers (coordination avec les chefs de projet).
Qualifications
Compétences et expérience
- Formation : Diplôme de niveau Bac à Bac +3 en Assistanat, Gestion, Logistique, Secrétariat ou équivalent.
- Expérience :
o 1 à 3 ans dans un poste similaire (idéalement en PME, secteur industriel/technique ou BTP).
o Une première expérience dans un environnement réglementé (nucléaire, aéronautique, pharmaceutique) serait un atout majeur.
- Compétences techniques :
o Maîtrise avancée du Pack Office (Excel : tableaux croisés dynamiques, formules basiques).
o Adaptabilité aux logiciels métiers (ERP interne, etc.).
o Connaissance des procédures qualité (ISO 9001) (un plus).
- Qualités personnelles :
o Organisation et priorisation : capacité à gérer des tâches multiples dans un environnement réactif et imprévisible.
o Rigueur et discrétion : manipulation de données sensibles (paie, contrats, informations RH).
o Esprit d'équipe et communication : interface entre la direction, les opérationnels et les services supports.
o Autonomie et proactivité : proposition d'améliorations pour optimiser les processus.
Le profil recherché
Experience: 1 An(s)
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Analyses, essais et inspections techniques
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Analyses, essais et inspections techniques
