Assistant Administratif H/F - Ville de Sèvres
Les missions du poste
LA VILLE DE SÈVRES (23 251 habitants) Située dans le département des Hauts-de-Seine, aux portes de Paris et desservie par de nombreux moyens de transports (métro, tramway, trains, bus), la ville de Sèvres intégrée au Territoire de GPSO qui réunit 8 villes de l'ouest parisien, jouit de nombreux attraits naturels et sportifs grâce à sa situation géographique située entre Seine et forêts. Ville d'art et de patrimoine, elle possède une riche histoire liée à la Manufacture de Sèvres et à la Voie Royale qui mène à Versailles. Aujourd'hui, Sèvres est au coeur de nombreux projets d'équipements et d'aménagements pour construire la ville de demain.
DESCRIPTION DU POSTE Placé/e sous la responsabilité de la directrice du secrétariat général, vous assurerez les missions principales suivantes :
Pour le Secrétariat général :
-préparation des réunions de la municipalité (convocation, constitution de dossiers, organisation, ...)
- suivi des parapheurs mis en signature (tri, mise à la signature du directeur général et des directeurs généraux adjoints et transmission dans les services municipaux ou au secrétariat des élus)
-renfort pour la préparation des dossiers du conseil municipal
-participation au processus d'envoi des actes réglementaires au contrôle de légalité, à la publicité des actes
- rédaction, saisie et mise en forme de courriers, courriers électroniques, notes, comptes rendus, documents divers
Pour la direction générale :
-tenue des agendas, accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, et préparation de dossiers pour le directeur général et les deux directeurs généraux adjoints
-organisation de réunions, rendez-vous internes et externes nécessitant fréquemment une coordination avec de multiples acteurs, (logistique relative à l'organisation de réunions, mise à jour des dossiers, transmission des informations)
-vous êtes le relais avec les services
-vous anticipez, mettez en oeuvre et coordonnez les actions nécessaires pour faciliter le bon déroulement du travail du directeur général et des directeurs généraux adjoints
-organisation des espaces physiques et numériques de travail du directeur général et des directeurs généraux adjoints : classement, archivage, plan de classement, disques réseaux, fichiers partagés...
-gestion des congés du directeur général et des directeurs généraux adjoints,
-suivi administratif de projets coordonnés par la direction générale (missions et projets transverses)
Activités complémentaires :
-coordination avec l'assistante de direction du maire et remplacement possible pendant des périodes de congés
-soutien et transfert de connaissance avec les deux agents du service courrier, remplacement pendant les périodes de congés
- assurer le suivi et la gestion de la comptabilité de la direction, référent pour les commandes de fournitures pour la direction
Le profil recherché
-Formation Bac +2 minimum
-Discrétion et confidentialité
-Expérience professionnelle au sein d'un secrétariat de direction souhaitée
-Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
-Maîtrise de l'informatique, et pratique des nouveaux outils numériques (Office 365, Teams, SharePoint, OneDrive, ...)
-Sens de l'organisation : anticipation, planification, respect des délais, gestion des priorités et des imprévus
-Qualités rédactionnelles
-Esprit d'initiative, autonomie, savoir rendre compte
-Esprit d'équipe, sens du travail en transversalité
-Capacités relationnelles, sens de l'écoute, disponibilité et sens du service public
