Assistant Administratif - Sèvres H/F - Communes
Les missions du poste
La Ville de Sèvres
Recrute
pour sa Direction Générale des Services
un(e) assistant(e) administratif(ve) (h-f)
Par voie statutaire ou contractuelle - cadre d'emploi des Rédacteurs catégorie B
DESCRIPTION DU POSTE
Placé/e sous la responsabilité de la Directrice du Secrétariat Général, vous assurerez les missions principales suivantes :
Pour le Secrétariat général :
- Préparation des réunions de la municipalité (convocation, constitution de dossiers, organisation, ...)
- Suivi des parapheurs mis en signature (tri, mise à la signature du Directeur Général et des Directeurs Généraux Adjoints et transmission dans les services municipaux ou au secrétariat des élus)
- Renfort pour la préparation des dossiers du Conseil Municipal
- Participation au processus d'envoi des actes réglementaires au contrôle de légalité, à la publicité des actes
- Rédaction, saisie et mise en forme de courriers, courriers électroniques, notes, comptes rendus, documents divers
Pour la Direction générale
- Tenue des agendas, accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, et préparation de dossiers pour le Directeur Général et les deux Directeurs Généraux Adjoints
- Organisation de réunions, rendez-vous internes et externes nécessitant fréquemment une coordination avec de multiples acteurs, (logistique relative à l'organisation de réunions, mise à jour des dossiers, transmission des informations)
- Vous êtes le relais avec les services.
- Vous anticipez, mettez en oeuvre et coordonnez les actions nécessaires pour faciliter le bon déroulement du travail du Directeur Général et des Directeurs Généraux Adjoints
- Organisation des espaces physiques et numériques de travail du Directeur Général et des Directeurs Généraux Adjoints : Classement, archivage, plan de classement, disques réseaux, fichiers partagés, ...
- Gestion des congés du Directeur Général et des Directeurs Généraux Adjoints,
- Suivi administratif de projets coordonnés par la Direction Générale (missions et projets transverses),
Activités complémentaires :
Coordination avec l'assistante de direction du maire et Remplacement possible pendant des périodes de congés
Soutien et transfert de connaissance avec les deux agents du service courrier, remplacement pendant les périodes de congés
Assurer le suivi et la gestion de la comptabilité de la direction, référent pour les commandes de fournitures pour la direction
Le profil recherché
- Formation Bac +2 minimum
- Discrétion et confidentialité.
- Expérience professionnelle au sein d'un secrétariat de direction souhaitée.
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des services attendues.
- Maîtrise de l'informatique, et pratique des nouveaux outils numériques (Office 365, Teams, SharePoint, OneDrive, ...).
- Sens de l'organisation : anticipation, planification, respect des délais, gestion des priorités et des imprévus.
- Qualités rédactionnelles,
- Autonomie, savoir rendre compte,
- Esprit d'initiative,
- Esprit d'équipe, sens du travail en transversalité,
- Capacités relationnelles, sens de l'écoute, disponibilité et sens du service public.
CONDITIONS DU POSTE
Poste à temps complet - rémunération statutaire de catégorie B de la Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire mensuel + prime annuelle
Congés annuels : 25 CA + 15 RTT
VOS AVANTAGES
Remboursement des titres de transport (75%)
Participation à la mutuelle santé et à la prévoyance
Restaurant d'entreprise
Adhésion gratuite à l'organisme Plurélya (CE)
