Assistant de Direction H/F - Dsden78
Assistant de Direction H/F
Dsden78 · Guyancourt - 78 · CDD
Les missions du poste
La Direction des services départementaux de l'éducation nationale (DSDEN) des Yvelines met en Suvre la politique de l'éducation nationale dans les écoles primaires et les établissements du second degré.
La DSDEN gère plus particulièrement les moyens d'enseignement et les personnels enseignants de l'enseignement primaire, les moyens d'enseignement alloués aux collèges et aux lycées, l'organisation pédagogique des établissements et la vie des élèves.
La Direction académique des Services Départementaux de l'Éducation Nationale des Yvelines, basée sur Guyancourt, propose un CDD pour assurer les missions de l'assistant(e) de la Division des personnels (DP)
Lieu : 19 avenue du centre, 78280 Guyancourt
Salaire : Smic horaire - 1867.02 € bruts
Temps plein. CDD de droit public.
Poste à pourvoir à partir du 04 janvier 2027. Renouvelable jusqu'au 31 août 2027
Missions :
Activités principales :
Assurer le secrétariat de la division :
- Accueil téléphonique pour orienter les usagers ou les partenaires vers le service dédié,
- Gestion des départs, arrivées et distribution du courrier, des parapheurs ;
- Gestion de la messagerie institutionnelle de la Division des personnels ;
- Gestion du stock de fournitures pour maintenir l'activité ;
- Diffusion de toutes les circulaires et élaboration de certaines circulaires (Circulaire de rentrée, disponibilités, temps partiels.) en lien avec les webmestres ;
- Mise à jour du site web de la DSDEN ;
- Formalisation du calendrier consolidé de la division (instances, campagnes spécifiques.);
Assurer des missions spécifiques
- Secrétariat des instances partenariales : préparation des dossiers et réalisation des comptes rendus des groupes de travail et des instances paritaires thématiques de la division, liaison avec les organisations syndicales ;
- Gestion des demandes d'autorisation d'absence pour motif syndical dématérialisées, des demandes de décharge ;
- Effectuer le contrôle du casier judiciaire des nouveaux agents contractuels recrutés, en rendant compte de la moindre alerte ;
- Assurer le suivi de validité des titres de séjour des enseignants contractuels, et formuler les demandes d'autorisation de travail auprès de la Préfecture ;
- Assurer l'instruction administrative des demandes de cumul d'activité des enseignants titulaires et contractuels en étroite collaboration avec la Cheffe de division.
Enfin, elle participe à la plupart des opérations de la division lorsque l'activité globale le nécessite.
Savoirs :
- Connaissance du système éducatif
- Très bonne maitrise du Pack Office (Excel, PowerPoint, etc) et de l'outil informatique en général (nombreuses statistiques et opérations informatiques quotidiennes).
Savoir-faire :
- Capacité à appréhender les enjeux
- Sens de l'analyse des priorités.
- Qualité de synthèse, de rigueur et d'organisation.
- Très bonne expression écrite et orale
Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion
- Autonomie et réactivité
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Sens relationnel
La DSDEN gère plus particulièrement les moyens d'enseignement et les personnels enseignants de l'enseignement primaire, les moyens d'enseignement alloués aux collèges et aux lycées, l'organisation pédagogique des établissements et la vie des élèves.
La Direction académique des Services Départementaux de l'Éducation Nationale des Yvelines, basée sur Guyancourt, propose un CDD pour assurer les missions de l'assistant(e) de la Division des personnels (DP)
Lieu : 19 avenue du centre, 78280 Guyancourt
Salaire : Smic horaire - 1867.02 € bruts
Temps plein. CDD de droit public.
Poste à pourvoir à partir du 04 janvier 2027. Renouvelable jusqu'au 31 août 2027
Missions :
Activités principales :
Assurer le secrétariat de la division :
- Accueil téléphonique pour orienter les usagers ou les partenaires vers le service dédié,
- Gestion des départs, arrivées et distribution du courrier, des parapheurs ;
- Gestion de la messagerie institutionnelle de la Division des personnels ;
- Gestion du stock de fournitures pour maintenir l'activité ;
- Diffusion de toutes les circulaires et élaboration de certaines circulaires (Circulaire de rentrée, disponibilités, temps partiels.) en lien avec les webmestres ;
- Mise à jour du site web de la DSDEN ;
- Formalisation du calendrier consolidé de la division (instances, campagnes spécifiques.);
Assurer des missions spécifiques
- Secrétariat des instances partenariales : préparation des dossiers et réalisation des comptes rendus des groupes de travail et des instances paritaires thématiques de la division, liaison avec les organisations syndicales ;
- Gestion des demandes d'autorisation d'absence pour motif syndical dématérialisées, des demandes de décharge ;
- Effectuer le contrôle du casier judiciaire des nouveaux agents contractuels recrutés, en rendant compte de la moindre alerte ;
- Assurer le suivi de validité des titres de séjour des enseignants contractuels, et formuler les demandes d'autorisation de travail auprès de la Préfecture ;
- Assurer l'instruction administrative des demandes de cumul d'activité des enseignants titulaires et contractuels en étroite collaboration avec la Cheffe de division.
Enfin, elle participe à la plupart des opérations de la division lorsque l'activité globale le nécessite.
Savoirs :
- Connaissance du système éducatif
- Très bonne maitrise du Pack Office (Excel, PowerPoint, etc) et de l'outil informatique en général (nombreuses statistiques et opérations informatiques quotidiennes).
Savoir-faire :
- Capacité à appréhender les enjeux
- Sens de l'analyse des priorités.
- Qualité de synthèse, de rigueur et d'organisation.
- Très bonne expression écrite et orale
Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion
- Autonomie et réactivité
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Sens relationnel
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer la communication interne et externe,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser une messagerie sécurisée
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer la communication interne et externe,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser une messagerie sécurisée
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
